¿Cómo hacer una carta de cobranza? — DESCARGA GRATIS modelo de carta de cobranza

La carta de cobranza es un documento que permite reclamar extrajudicialmente el pago de cualquier deuda en dinero. Generalmente se utiliza después de varios intentos fallidos para lograr que  el cliente pague. Bien empleada, la carta es una herramienta efectiva para facilitar la comunicación con el cliente, preservar la relación comercial y evitar la pérdida de ingresos. Además, puede servir como prueba de que se han realizado esfuerzos para cobrar la deuda en caso de ser necesario recurrir a acciones legales posteriores. 

Te contamos todo lo relacionado con este instrumento de cobro, los elementos clave y la estructura de una carta de cobranza modelo, información que necesitas conocer para lograr redactar una carta de cobranza efectiva.

Elementos clave de la carta

En el formato carta de cobranza a redactar no deben faltar los siguientes elementos:

• Fecha: Debe ser correcta y legible
• Datos de identificación del acreedor: Nombre completo o razón social, número de documento de identidad y dirección donde se pueda responder la carta.
• Datos de identificación del deudor: Nombre completo o razón social, número de documento de identidad, dirección y correo electrónico. Cuida que no exista ningún error en la dirección del destinatario, que  al igual que su información de contacto, debe estar actualizada.
• Referencia: Incluye la referencia a la factura impaga para que el cliente pueda identificar el pago que estás reclamando.
• Cantidad adeudada: Indica el monto exacto a pagar. 
• Fecha límite de pago: Establece una fecha límite para que el cliente pague su deuda.

Estructura de una carta de cobranza modelo

Para que una carta de cobranza sea efectiva, debe ser clara y fácil de entender. A continuación te presentamos la estructura básica de una carta de cobranza:

• Saludo: Inicia tu misiva de manera cordial, puedes emplear palabras como “Estimado(a)/Apreciado(a)” antes del nombre del cliente.
• Introducción: Debes explicar que se trata de una carta de cobranza y hacer referencia a la factura impaga. Utiliza expresiones como “Nos dirigimos a usted para recordarle que está pendiente el pago de la factura Número: 0000”
• Cuerpo: Aquí debes detallar la deuda, monto a pagar, fecha límite de pago y cargos adicionales que resulten en caso de retrasos en el pago.
• Cierre: Finaliza tu carta con una solicitud amistosa para que el cliente honre su deuda lo antes posible. Frases como “Esperamos recibir su pago a la brevedad posible para evitar cargos extras” o “Agradecemos su pronta respuesta” suelen ser muy útiles.
• Despedida: Palabras como “Atentamente” o “ Cordialmente”, permiten realizar una despedida cortés.

Consejos adicionales para redactar una carta de cobranza efectiva

Te ofrecemos algunas recomendaciones para que tu carta logre su objetivo:

• Debes ser claro y conciso: Utiliza un lenguaje sencillo para que el cliente entienda el mensaje.
• Aborda el tema en forma directa: Asegúrate de explicar bien lo que estás pidiendo para evitar confusiones o malentendidos. Si es posible, incluye una copia de la factura o el contrato original.
• Mantén un tono profesional: Debes ser cortés al realizar la solicitud de pago, evita  realizar amenazas o comentarios negativos para facilitar una respuesta positiva por parte del cliente.
• Ofrece opciones de pago: Proporcionar alternativas como pago a plazos o un plan de pago diferido, en lugar de exigir el pago total de la deuda, puede lograr que el cliente esté más dispuesto a cooperar.
• Considera dar incentivos: Ofrecer descuentos por pago adelantado puede motivar al cliente a pagar.
• Persevera en tu objetivo: puedes enviar varias cartas de cobranza, pero debes tener en consideración los plazos en que prescriben las acciones que tienes para exigir el pago.
• Confirma tu información de contacto: Asegura que tu cliente pueda contactarte fácilmente para resolver cualquier duda.

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Si estás en un momento del proceso de cobranza que aún puedes mantener un tono más sutil. Te recomendamos este modelo:

Si te encuentras en una situación donde requieres ser más firme en la cobranza, entonces puedes descargar este modelo:

Pero ¿Qué puedes hacer si tus cartas no dan resultado?

El envío de carta de cobranzas a los clientes morosos, antes de realizar acciones más duras cómo publicar la deuda en los burós de crédito y posteriormente solicitar una intervención judicial, permite a las empresas conservar en buenos términos esa relación.

Cuando los envíos de cartas de cobranza no logran ningún resultado, recuperar facturas impagas puede constituir un problema al que se debe dedicar tiempo y recursos, situación que  lleva a que muchos emprendedores y PyMEs den por perdido su dinero. Simplemente no tienen la capacidad financiera y el personal necesario que se ocupe de resolver sus impagos.

Si ese es tu caso ¡No te desanimes, ni te des por vencido! Los servicios de CobranzaOnline.com ofrecen a las pequeñas y medianas empresas múltiples beneficios: 

• Es un procedimiento fácil y totalmente en línea que puedes  realizar desde la comodidad de tu casa u oficina.
• Puedes obtener información del historial financiero de nuevos clientes a través del Informe Comercial de Apoyo a la Venta (ICAV), indispensable al momento de decidir otorgar crédito. 
• Plataforma de reparo y repactación de la deuda para facilitar al cliente moroso honrar los pagos vencidos,
• Te permite publicar la deuda en todos los burós de crédito de manera gratuita para bloquear al cliente moroso y dificultar su acceso a nuevos créditos y financiamientos.
• Cuando no es posible lograr que el cliente moroso honre su obligación  puedes obtener el Certificado de Incobrabilidad para castigar la deuda, además de asesoría en la intervención judicial.
• La comisión por el servicio depende del monto y antigüedad del documento y solo debes pagar en caso de que se logre recuperar tu dinero, es decir, “Si no recuperas no pagas”

Con todas las ventajas que el servicio brinda a tu empresa y una tasa general de recupero del 35% que aumenta hasta un 51% cuando se trata de facturas con menos de 3 meses de vencimiento, ¿A qué esperas para empezar a utilizar CobranzaOnline.com? Dejarás en manos de expertos el cobro de esas facturas impagas que tanto afectan la salud de tu negocio y podrás dedicar todo tu tiempo a desarrollar nuevas ideas para impulsar su crecimiento. ¡Únete a las miles de PyMEs que han resuelto el problema de su cartera vencida, las finanzas de tu negocio te lo agradecerán!