¿Cómo cobrarle a alguien que no quiere pagar? (Guía para empresas y pymes en Chile)

Cobrarle a un cliente que no paga no es solo una incomodidad, es un problema financiero real para muchas empresas y pymes chilenas. Más allá del estrés, la morosidad puede amenazar la viabilidad del negocio, cortar el flujo de caja y paralizar operaciones. Esta guía te ofrece una ruta clara, profesional y legal para enfrentar esta situación, con especial enfoque en herramientas concretas y ejemplos para facilitar la gestión.

1. Diagnostica la situación antes de actuar

¿Por qué no está pagando tu cliente?

Identifica el motivo del impago. Esto condicionará tu tono, urgencia y estrategia:

• Problemas financieros reales: cliente en crisis.
• Desacuerdos comerciales: quejas por calidad o plazos.
• Errores internos: factura mal emitida, datos incorrectos.
• Negligencia o mala fe: evasión deliberada.

Detectar el contexto evita reacciones impulsivas y permite un abordaje más estratégico.

¿Es una relación comercial clave o puntual?

• Clientes estratégicos: protege el vínculo, busca soluciones conciliadoras.
• Clientes esporádicos o poco confiables: prioriza recuperar lo adeudado.

2. Estrategias de cobranza amistosa (con ejemplos útiles)

Activa una comunicación clara, con tono firme pero cordial

Nunca supongas que el cliente no quiere pagar. Da el beneficio de la duda, pero actúa rápido.

Modelo WhatsApp corporativo:

"Hola [nombre], desde [empresa] te recordamos amablemente que el pago por la factura [N°] aún está pendiente. ¿Podemos ayudarte a gestionarlo?"

Modelo correo profesional:

Asunto: Recordatorio de factura vencida
Estimado/a [nombre],
Le informamos que la factura N° [número], con vencimiento el [fecha], continúa pendiente. Solicitamos su regularización a la brevedad.
Atte.,
[Nombre] – [Área de Finanzas / Cobranzas]

Flexibiliza, pero no indefinidamente

Si el cliente muestra disposición:

• Reagenda una fecha clara y por escrito.
• Propón cuotas formales con vencimientos definidos.
• Aplica descuentos solo si el pago es inmediato.

Refuerza con documentación válida

• Facturas electrónicas aceptadas por SII
• Contratos o órdenes de compra
• Correos de entrega, recepción o acuerdos

Mantener trazabilidad es tu mayor defensa ante un juicio o gestión externa.

3. Formaliza tu reclamo (sin llegar aún al juicio)

Emite una carta formal de cobro

Cuando los recordatorios no bastan, pasa a una comunicación oficial, con tono jurídico:

• Identificación del acreedor
• Detalle de la deuda (facturas, fechas, montos)
• Plazo máximo para regularizar (ideal: 5 días hábiles)
• Advertencia sobre reporte a DICOM o demanda

Sugerencia: enviar por correo electrónico con acuse de recibo o carta certificada.

Evaluar apoyo externo: gestores de cobranza

Empresas especializadas en cobranza pueden liberar carga operativa. Úsalas si:

• Ya agotaste comunicaciones directas.
• Se trata de montos significativos.
• Buscas evitar el desgaste relacional.

Elige siempre proveedores que cobren por éxito y no tarifas fijas.

4. Alternativas legales en Chile para empresas

Vía extrajudicial

• Notificaciones más intensas y ordenadas, que recordatorios básicos.
• Convenios de pago legales. Facilita a tu deudor que pague en cuotas, bajo un contrato legal, que te permite judicializarlo en caso de no cumplir.
• Reporte a boletines comerciales (DICOM). Consiste en publicar a tu deudor en burós de crédito para condicionarlo a pagar.

Vía judicial: juicio ejecutivo

Si tienes documentos como:

• Facturas aceptadas
• Pagarés o cheques sin fondos
• Contratos firmados

Puedes iniciar un juicio ejecutivo en un Juzgado Civil:

• El cliente tiene 4 días hábiles para pagar tras ser notificado.
• Si no paga, puedes solicitar embargo de bienes.

Tiempos de prescripción en Chile

• 5 años para facturas, pagarés, contratos.
• 1 año para boletas de honorarios.

Asistencia legal para pymes

• CAJ (Corporación de Asistencia Judicial)
• ChileAtiende
• Centros de Negocios de SERCOTEC

Estas instituciones orientan sin costo, aunque no siempre litigan.

5. Cómo prevenir futuras deudas incobrables

Incluye protección en tus contratos

• Multas por mora e intereses diarios.
• Anticipos obligatorios (50% o más).
• Cláusulas de resolución por no pago.

Evalúa y segmenta a tus clientes

• Consulta DICOM o bases comerciales.
• Establece políticas de crédito según el riesgo.
• Pide referencias o historial de pago.

Formaliza siempre (aunque parezca innecesario)

Incluso con clientes antiguos o conocidos:

• Usa correos, cotizaciones, facturas y acuerdos escritos.
• Haz que te firmen entregas o actas de recepción.

6. Plantillas de contacto por canal

WhatsApp

"Hola [nombre], recordamos el saldo pendiente por la factura N° [número]. ¿Podemos programar el pago esta semana o necesitas apoyo?"

Correo electrónico

Asunto: Seguimiento de deuda pendiente
Estimado/a [nombre],
Dado que no hemos recibido el pago correspondiente a la factura N° [número], solicitamos una respuesta antes del [fecha].
En caso contrario, evaluaremos otras vías de recuperación.
Saludos,
[Nombre y cargo]

Llamada

“Hola [nombre], llamo de [empresa] por la deuda vigente. Queremos entender si existe algún problema y acordar una solución que funcione para ambos.”

7. Manejo emocional del proceso de cobranza

Cómo mantener relaciones profesionales pese al conflicto

• Sé empático, pero no permisivo.
• Apóyate en los hechos y documentos, no en emociones.
• Sé firme, educado y persistente.

Cuida al equipo de cobranza

• Entrénalos en negociación y contención emocional.
• Crea protocolos claros para evitar improvisación.
• Asegúrate de que siempre haya un respaldo legal y administrativo.

8. Conclusión y próximos pasos

Cobrar a tiempo no es una agresión, es parte de la salud financiera de tu empresa. Las pymes no pueden financiar a clientes morosos. Por eso:

• Actúa pronto, no dejes pasar semanas.
• Comunica con tacto pero con claridad.
• Formaliza cada paso.
• Si no hay respuesta, escala con respaldo legal.

¿Estás lidiando con un cliente que no te paga y quieres probar la cobranza extrajudicial? te invitamos a probar CobranzaOnline, puedes iniciar sin riesgo a costo 0 ya que solo pagas si recuperas tu dinero. Es una forma simple, segura y efectiva de recuperar tu dinero.

‍