Clientes que pagan tarde: estrategias efectivas para manejar el problema
Cuando un cliente retrasa pagos de forma constante, tu flujo de caja y estabilidad financiera se ven comprometidos. En el mercado chileno, este tipo de situación es común en relaciones B2B, pero con procesos claros y herramientas adecuadas se puede prevenir.
1. Comprende el contexto del retraso en B2B
Antes de actuar, es fundamental entender por qué el cliente está retrasando sus pagos. A diferencia del consumidor final, las empresas suelen tener ciclos de pago complejos: áreas contables descentralizadas, flujos de aprobación lentos o problemas de liquidez temporales.
Claves para detectar patrones comunes:
- ¿El retraso es sistemático o esporádico?
- ¿Responden a tus comunicaciones?
- ¿Otros proveedores están en la misma situación?
Esta información te ayudará a decidir si se trata de una situación transitoria o una práctica recurrente que debe corregirse.
2. Define y documenta condiciones claras en contrato
Un contrato bien estructurado es tu primera línea de defensa. Muchos retrasos se deben a términos vagos o no especificados con claridad.
Términos de pago claros (30/60/90 días)
Establece en el contrato los plazos de pago habituales en tu industria. Lo más común en B2B son los plazos neto 30, 60 o 90 días. Esto evita “malos entendidos” posteriores.
Cláusula penal por mora
Incorpora una cláusula que especifique intereses por mora o recargos en caso de retraso. En Chile, la Ley N° 19.983 y el Código de Comercio permiten este tipo de estipulaciones, siempre que estén previamente acordadas.
Ejemplo: “En caso de retraso, se aplicará un interés mensual del 1,5% sobre el monto pendiente”.
Confirming y factoring inverso explicados
Son mecanismos preventivos que permiten externalizar la gestión del pago:
- Confirming: el cliente delega a una entidad financiera el pago a proveedores, garantizando fechas fijas.
- Factoring inverso: tú, como proveedor, puedes ceder la factura a una financiera y cobrar anticipadamente, incluso antes del vencimiento.
Ambos instrumentos ayudan a mejorar la liquidez y reducen el riesgo de mora.
3. Implementa comunicación proactiva y automatizada
Una buena parte de los retrasos se evita con comunicación estructurada y sistemática. Establece procesos de contacto antes, durante y después del vencimiento.
Recordatorio previo al vencimiento
Envía un correo amable 5 días antes del vencimiento. Incluye el número de factura, monto y fecha límite.
Ejemplo de mensaje:
“Estimado [Nombre], le recordamos que la factura N°123 vence el próximo lunes 15. Agradecemos su gestión para que el pago se realice puntualmente.”
Contacto amistoso post-vencimiento
Si pasan 1-3 días sin pago, realiza un llamado telefónico o correo en tono cordial, indagando si hubo algún inconveniente.
Aviso formal con límite de pago y consecuencias
Tras 5-7 días, si aún no hay respuesta, envía una carta formal o correo con acuse de recibo, indicando un último plazo de pago y las acciones que se tomarán.
Ejemplo:
“Nos vemos en la obligación de solicitar el pago a más tardar el viernes 22. De no recibir respuesta, se procederá con medidas legales según contrato firmado.”
4. Usa herramientas preventivas
La tecnología es tu aliada para prevenir retrasos y automatizar procesos.
Sistemas de cobranza automatizada
Servicios como CobranzaOnline permiten automatizar el seguimiento de facturas, generar avisos de cobro, enviar cartas formales y derivar casos complejos a cobranza extrajudicial o judicial.
5. Plan de acción escalonado ante retrasos
Actuar por etapas evita conflictos innecesarios y muestra profesionalismo:
- Recordatorio previo
- Llamado amistoso
- Correo con advertencia
- Carta de requerimiento o burofax
- Cobranza extrajudicial
- Acciones judiciales (demanda o proceso monitorio)
En Chile, el proceso monitorio permite cobrar facturas electrónicas vencidas en forma más rápida y sin juicio ordinario.
6. Acciones formales y legales según legislación
Si el cliente persiste en el incumplimiento, debes recurrir a medidas legales.
Carta de requerimiento o burofax
Documento formal exigiendo el pago con prueba de entrega. Puede servir como respaldo en juicio posterior.
Cobranza judicial o externa
Considera derivar el caso a una empresa especializada o iniciar acciones legales. En Chile, puedes hacer valer tu factura como título ejecutivo si fue aceptada y está vencida.
Dato legal: la Ley de Pago a 30 Días (Ley N° 21.131) exige a las empresas pagar a proveedores en un plazo no superior a 30 días, salvo acuerdo distinto.
7. Evaluación de la relación y gestión financiera
Cuando un cliente es recurrentemente moroso, llega el momento de decidir si continuar o no.
Cuándo suspender servicios (“no pago, no servicio”)
Es legítimo suspender servicios si el contrato lo permite. Debe informarse formalmente con antelación y sin afectar contratos con terceros.
Evaluación de futuro de la relación comercial
Revisa si el cliente es rentable más allá de los pagos. ¿Genera costos ocultos? ¿Desgasta a tu equipo?
Registro de morosidad y prevención
Puedes reportar al cliente en sistemas como DICOM o Boletín Comercial si cumple los requisitos legales. Además, mantén un registro interno para prevenir futuros acuerdos con clientes problemáticos.
Conclusión
Actuar ante un cliente que siempre retrasa sus pagos exige una estrategia estructurada, legalmente respaldada y orientada a la prevención. Define contratos claros con cláusulas específicas, comunica de manera proactiva y usa herramientas tecnológicas que automatizan alertas y seguimiento. No temas escalar formalmente si el impago persiste, pero mantén siempre el profesionalismo y la documentación ordenada. Así, protegerás tu flujo de caja sin poner en riesgo relaciones comerciales valiosas.
