¿Cómo cobrar deudas pequeñas entre empresas sin abogados?
Introducción
Por qué las deudas pequeñas afectan la liquidez
En el mundo empresarial, especialmente para las pymes, una deuda pequeña puede significar una gran pérdida. Aunque individualmente no representen montos altos, las deudas acumuladas afectan directamente la liquidez, obstaculizan la operación diaria y pueden frenar el crecimiento del negocio.
Cuándo conviene cobrar sin abogados
Cuando se trata de montos menores, contratar un abogado puede ser más costoso que lo adeudado. En estos casos, optar por una cobranza extrajudicial es más efectivo y accesible. Además, permite preservar la relación comercial, siempre que se maneje con profesionalismo.
Preparación antes de iniciar la cobranza
Documentos necesarios para cobrar una deuda comercial
Antes de iniciar cualquier acción, es fundamental reunir la documentación que respalde la deuda. Esto incluye:
- Facturas emitidas y vencidas
- Contratos o acuerdos de servicios
- Correos o mensajes que demuestren aceptación de condiciones
- Ordenes de compra y entregas firmadas
Tener estos elementos organizados fortalece tu posición frente al deudor.
Revisión de contratos, facturas y condiciones de pago
Verifica si los documentos establecen plazos, intereses por mora o condiciones especiales de pago. Un error común es desconocer que el contrato puede tener cláusulas que limitan ciertas acciones de cobranza o establecen procesos previos de mediación.
Definir monto, plazo y objetivo de la cobranza
Antes de contactar al cliente moroso, define con claridad:
- El monto total adeudado
- El plazo máximo para regularizar la situación
- Qué estás dispuesto a negociar (descuentos, cuotas, extensión de plazos)
Esto te permitirá actuar con criterio y coherencia durante todo el proceso.
Estrategias de cobranza extrajudicial sin abogados
Primer contacto: recordatorios formales por email o teléfono
Empieza con un mensaje amable, recordando la deuda y solicitando el pago. Sé claro, directo y profesional. Un ejemplo:
"Estimado [Nombre], hemos notado que la factura N°123, con vencimiento el [fecha], aún no ha sido regularizada. Agradecemos que pueda confirmar la fecha de pago o contactarnos para resolver cualquier inconveniente."
Este paso permite resolver casos donde el olvido fue el principal factor.
Carta de cobranza amistosa (modelo sugerido)
Si no hay respuesta tras el primer contacto, puedes enviar una carta escrita. Aquí un ejemplo:
Modelo de Carta Amistosa:
Asunto: Recordatorio de pago pendiente
Estimado [Nombre del cliente]:
Nos dirigimos a usted para recordar el saldo pendiente correspondiente a la factura N°[número], emitida el [fecha], por un total de $[monto].
Entendemos que pueden surgir imprevistos, por lo que quedamos atentos a su propuesta de pago o comentarios.
Agradecemos su pronta respuesta.
Saludos cordiales,
[Tu nombre y empresa]
Carta de cobranza firme con plazo límite
Si aún no hay pago, es momento de ejercer más presión. Usa un tono firme pero respetuoso:
"De no recibir el pago antes del [fecha límite], nos veremos en la obligación de suspender servicios y reportar la deuda a registros comerciales."
Negociación de acuerdos y planes de pago
Ofrece alternativas viables para el cliente, como dividir el monto en cuotas, o aplicar pequeños descuentos si paga en un plazo corto. Formaliza el acuerdo por escrito, incluyendo fechas, montos y consecuencias por incumplimiento.
Uso de presión comercial legítima
Cuando no hay respuesta, puedes:
- Suspender servicios hasta regularización
- Incluir al cliente en registros de morosidad, como DICOM
- Comunicar que se evaluará iniciar una acción formal de cobro
Estas medidas deben estar respaldadas por contrato o acuerdos previos para evitar conflictos legales.
Opciones formales de bajo costo sin abogado
Tribunales de menor cuantía: cuándo y cómo usarlos
En Chile, los Juzgados de Policía Local permiten presentar demandas sin necesidad de abogado cuando el monto no supera las 10 UTM (aprox. $650.000 CLP). El procedimiento es simple, rápido y no requiere gran inversión.
Mediación comercial y conciliación
La mediación es una opción extrajudicial donde ambas partes, con ayuda de un tercero imparcial, buscan un acuerdo. Centros como el CAM Santiago ofrecen servicios especializados.
Presentación del caso paso a paso sin asesoría legal
- Completa una demanda simple en el tribunal correspondiente
- Adjunta documentos que respalden la deuda
- Acude a la audiencia con copia de facturas, correos, contrato
- Expón los hechos de forma clara y cronológica
Este recurso puede ser muy útil cuando la deuda persiste y no hay otra vía de solución.
Publicación en boletines comerciales a través de CobranzaOnline
Una alternativa extrajudicial eficaz y de bajo costo es publicar al deudor en boletines de morosidad, lo que genera presión legítima para obtener el pago. Plataformas como CobranzaOnline.com sin necesidad de abogados ni costos iniciales.
¿Cómo funciona? Una vez cargada la factura vencida (más de 30 días), la plataforma valida los datos y publica al deudor en los principales boletines de Chile:
- Dicom / Equifax
- Experian (utilizado por bancos)
- Boletín Comercial de la Cámara de Comercio de Santiago
- TransUnion
Este tipo de publicación afecta directamente el historial crediticio del deudor y lo obliga a regularizar para poder seguir operando. Todo el proceso es 100% digital, rápido y sin costos si no se recupera la deuda. Además, se puede gestionar convenios de pago formalizados legalmente y obtener un certificado de incobrabilidad si la deuda no se cobra.
Otras Herramientas prácticas para cobrar deudas pequeñas
Plantillas de correos y cartas de cobranza
Contar con formatos listos agiliza el proceso. Te sugerimos tener:
- Correo de recordatorio inicial
- Carta de cobranza amistosa
- Carta de ultimátum con fecha límite
- Acuerdo de pago en cuotas
Herramientas digitales para seguimiento y control
Usa plataformas como Trello, Google Sheets o herramientas específicas como CobranzaOnline, que permiten organizar deudas, programar recordatorios y registrar gestiones.
Automatización básica de recordatorios
Plataformas como Mailchimp, ActiveCampaign o Google Calendar te permiten programar correos automáticos y alertas para seguimiento sin intervención manual.
Cómo cobrar sin perder al cliente
Tono correcto y comunicación profesional
El respeto es clave. Incluso en contextos de mora, mantener un tono cordial favorece futuras negociaciones y preserva la relación comercial.
Errores comunes que empeoran la cobranza
- Enviar mensajes amenazantes o groseros
- No documentar los contactos realizados
- No establecer consecuencias claras por no pagar
- Dejar pasar demasiado tiempo sin gestionar la deuda
Cuándo escalar el problema y cambiar de estrategia
Si tras varios intentos no hay respuesta, considera:
- Publica a tu deudor (Dicom, Boletin Comercial u otro)
- Contratar una empresa de cobranza especializada
- Cortar definitivamente la relación comercial
Cómo evitar futuras deudas impagas
Políticas de crédito y evaluación de clientes
Antes de otorgar crédito, revisa el comportamiento financiero del cliente. Solicita antecedentes, referencias y define límites de crédito.
Condiciones de pago claras y por escrito
Toda operación debe incluir:
- Fecha de pago
- Penalidades por mora
- Medios de pago aceptados
- Responsables del área de pago
Esto evita malentendidos futuros.
Señales de alerta antes de vender a crédito
- Cambios repentinos en el comportamiento de pago
- Excusas constantes
- Solicitud de más crédito sin justificar capacidad
- Historial de protestos o deudas en DICOM
Conclusión
Resumen de pasos clave para cobrar sin abogados
- Organiza y respalda la deuda con documentos claros
- Inicia el contacto con un enfoque profesional y gradual
- Utiliza cartas y correos según el avance del proceso
- Ofrece opciones de pago cuando sea viable
- Si no funciona, recurre a herramientas legales de bajo costo
Recomendaciones finales para empresas pequeñas y medianas
No subestimes el impacto de las deudas pequeñas. Implementa políticas de cobranza proactivas y utiliza recursos accesibles para gestionar morosidades. Con una estrategia clara, herramientas adecuadas y buena comunicación, es posible cobrar sin abogados y sin perder a los clientes.
