Cómo usar DICOM para optimizar la gestión de cobranza en empresas

Qué es DICOM y cómo funciona en Chile 🧾

DICOM es un sistema privado administrado por Equifax que centraliza información financiera de personas y empresas en Chile. Su uso permite evaluar riesgos y optimizar estrategias de cobranza.

¿Quién puede reportar deudas y bajo qué condiciones?

Requisitos legales para reportar facturas impagas

Para reportar una deuda en DICOM, es necesario cumplir con estos requisitos:

• Tener documento original que respalde el adeudo (factura, pagaré, contrato, boleta).
• Notificar al deudor con anticipación, según ley, sobre el reporte inminente.
• Respetar el monto mínimo de deuda (actualmente cercano a $10.000 CLP).
• Registrar intereses y gastos solo si están contemplados en el título ejecutivo original.

Plazos y procesos: del vencimiento al reporte en DICOM

Una vez vencida la deuda, se recomienda:

1. Enviar recordatorio de pago al día 5.
2. Remitir carta certificada al día 15.
3. A los 30 días, si no hay respuesta, generar el reporte en DICOM.
4. Mantener actualizadas las consultas y eliminar el registro al cancelarse la deuda.

Este proceso estandarizado evita errores legales y mejora la cobranza.

Beneficios estratégicos del uso de DICOM en cobranza

DICOM es más que un registro pasivo: es una herramienta estratégica que permite:

• Visualizar el score crediticio y antigüedad de morosidad, lo que posibilita segmentar clientes por nivel de riesgo.
• Priorizar llamadas o envíos de cobranza a cuentas con mayores probabilidades de recupero.
• Mejorar KPIs como DSO (Días de Ventas Pendientes por Cobrar), tasa de recuperación y nivel de contacto efectivo.
• Integrarlo con esquemas de omnicanalidad, bots y automatización inteligente.

Implementación paso a paso

Automatización del envío de reportes y consultas de DICOM

1. Conexión API o conexión vía FTP a Equifax para enviar reportes y recibir datos.
2. Agregar procesos automáticos en el ERP o plataforma de cobranza: por ejemplo, programar envío semanal de facturas vencidas >30 días.
3. Programar consultas DICOM periódicas a la base para verificar score y cambios en antecedentes comerciales.
4. Opcional. Todo lo anterior en una plataforma que ya lo haga revisa Cobranzaonline.com

Asignación de cuentas a gestores según nivel de riesgo

Con data DICOM es posible hacer lo siguiente:

• Segmentación por score y antigüedad:
  • Score <500 or >90 días de atraso = alta urgencia
  • Score 500‑650 o 60‑90 días = foco medio
  • Score >650 o <60 días = menor urgencia

El sistema asigna automáticamente cuentas mediante una lógica tipo “if‑then” para priorización eficiente.

Casos de uso y ejemplos prácticos

Ejemplo 1: empresa mediana de servicios
Esta empresa implementó un flujo:

• Al facturar, activa consulta DICOM semanal.
• Si el cliente es moroso, asigna un gestor premium y dispara recordatorios por SMS/email.
• Al día 30, si no hay pago, genera reporte DICOM y prioriza gestión telefónica.

Resultado: reducción de DSO en 18 días y aumento de tasa de recuperación en un 25%.

Ejemplo 2: comercio electrónico con alta rotación
Aquí se utiliza un bot que consulta DICOM antes de expedir envíos costosos. Clientes con score bajo entran en control manual o requieren pre-pago. Con esto, se redujo la cartera morosa en un 40%.

Herramientas y tecnologías complementarias

Uso de bots, omnicanalidad y seguimiento automatizado

• Bots conversacionales pueden gestionar recordatorios por WhatsApp, SMS y correo, integrados con alertas del DICOM.
• Plataformas omnicanales (Zendesk, Freshworks, Salesforce) activan tareas a gestores frente a ciertos triggers: nueva morosidad, pago parcial, variación del score.
• Un CRM robusto es fundamental para unificar tickets, registros y trazabilidad.

Monitoreo y ajustes basados en KPIs

Indicadores clave a evaluar:

• DSO (Días de Ventas Pendientes por Cobrar): mide promedio de días en cartera. El uso de DICOM reduce los atrasos.
• Tasa de recuperación: porcentaje de morosidades saldadas; mejora con priorización según score.
• Índice de contacto efectivo: ratio entre intentos de contacto y acuerdos alcanzados. Se observa incremento al enfocar esfuerzos según riesgo.
• Rotación del reporting: frecuencia del reporte y actualización de antecedentes.

Una buena práctica: medir estos KPI semanal/mensualmente y revisar los umbrales de score y antigüedad de deuda.

Conclusión

El uso estratégico de DICOM en la gestión de cobranza potencia significativamente los resultados:

• Optimiza recursos al enfocar esfuerzos donde más impacto generan.
• Reduce días de cobranza y mejora la liquidez del negocio.
• Mejora la experiencia del cliente, al tratar según su nivel de riesgo.
• Facilita métricas objetivas, que ayudan en la toma de decisiones y ajuste de procesos.

Para implementar con éxito, se recomienda:

1. Integrar DICOM vía API a tu plataforma de cobranza, como CobranzaOnline.
2. Establecer flujos automáticos de reporte y consulta.
3. Definir segmentación basada en score y antigüedad.
4. Complementar con bots y canales digitales.
5. Monitorear KPIs clave y ajustar tácticas periódicamente.

Con este enfoque, tu empresa dará un paso estratégico hacia una cobranza eficiente, proactiva y alineada a los mejores estándares del mercado.

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