Guía Completa: Requisitos para Reportar Facturas en DICOM en Chile

En el mundo de los negocios, el manejo de las deudas impagas es un desafío frecuente. Para muchas empresas, el reporte de facturas impagas en DICOM es una herramienta clave para incentivar el pago y proteger la salud financiera del negocio. En esta guía actualizada, te explicamos en detalle qué se necesita para reportar una factura en DICOM, los pasos a seguir, costos, riesgos y alternativas.

¿Qué es DICOM y cuál es su función?

Definición de DICOM

DICOM (Directorio de Información Comercial) es una base de datos gestionada en Chile por Equifax que reúne información financiera y crediticia de personas y empresas. Su función principal es reflejar la situación de cumplimiento financiero de los actores económicos del país.

Importancia de DICOM en el sistema financiero chileno

El sistema financiero, así como los proveedores de servicios y productos, utilizan DICOM para evaluar la confiabilidad de clientes y empresas antes de ofrecer créditos, arriendos o convenios. Aparecer con morosidades puede afectar severamente el acceso a financiamiento y contratos.

¿Quiénes pueden reportar facturas en DICOM?

Personas naturales

Un prestador individual, como un profesional independiente, puede reportar una factura si cumple con los requisitos legales, especialmente en relación con el consentimiento y la documentación respaldatoria.

Personas jurídicas

Las empresas, tanto pequeñas como grandes, están facultadas para reportar facturas impagas emitidas bajo condiciones legales válidas. Deben asegurar que la deuda cumpla los requisitos establecidos por la ley y los sistemas de información comercial.

Requisitos para reportar facturas en DICOM

Consentimiento del deudor

El consentimiento expreso del deudor es un requisito clave cuando se trata de personas naturales. Este debe otorgarse al momento de establecer el vínculo contractual, ya sea en la orden de compra, contrato o condiciones generales del servicio.

Documentación necesaria

Para publicar una factura, se deben presentar:

• Copia de la factura impaga.
• Evidencia de vencimiento (cronograma, contrato, carta de cobranza).
• Documentación del consentimiento (si aplica).
• Rol Único Tributario (RUT) del deudor.

Plazos para el reporte

Las facturas deben estar vencidas al menos 30 días para poder ser publicadas. Además, si el deudor cancela la deuda, el registro debe eliminarse en un plazo máximo de 7 días hábiles desde el pago.

Tipos de deudas que se pueden reportar

Deudas morosas

Facturas impagas que han superado su fecha de vencimiento legal sin haber sido saldadas.

Deudas vencidas

Son aquellas que ya cumplieron su plazo contractual y no han sido pagadas.

Deudas castigadas

Obligaciones que se han considerado incobrables, pero aún se pueden reportar como antecedente comercial si están respaldadas.

Procedimiento para reportar una factura en DICOM

Paso a paso para la publicación

1. Verifica que la deuda cumpla con los requisitos.
2. Reúne toda la documentación de respaldo.
3. Ingresa a una plataforma autorizada como Equifax o a través de un servicio especializado como CobranzaOnline.
4. Completa el formulario con los datos del deudor y la factura.
5. Adjunta los documentos solicitados.
6. Paga el servicio y confirma la publicación.

Plataformas disponibles para el reporte

• Equifax: Sitio oficial para publicaciones directas.
• CobranzaOnline: Servicio especializado que gestiona la publicación y ofrece asesoría.
• Boletín Comercial: Otra vía habilitada para la difusión de antecedentes comerciales.

Costos asociados a la publicación en DICOM

Modalidades de pago

• Publicación directa en Equifax: Desde $6.000 CLP por factura, dependiendo del volumen y tipo de usuario.
• A través de plataformas externas: Algunos servicios cobran entre $8.000 y $12.000 por factura, pero incluyen seguimiento y gestión de cobranza.

Servicios adicionales

• Redacción de cartas de cobranza.
• Notificaciones legales.
• Eliminación de registros una vez saldada la deuda.

Consecuencias de reportar incorrectamente una factura

Implicaciones legales

Reportar una deuda sin cumplir con los requisitos puede derivar en demandas por daños y perjuicios, especialmente si afecta a personas naturales sin consentimiento. Esto está regulado por la Ley N°19.628 sobre protección de datos personales.

Impacto en la reputación del acreedor

Un reporte mal gestionado puede deteriorar la imagen de la empresa ante socios, clientes y organismos reguladores, generando pérdida de confianza y problemas legales.

Alternativas a la publicación en DICOM

Mediación

Proceso voluntario y extrajudicial donde un tercero neutral facilita un acuerdo entre acreedor y deudor.

Cobranza extrajudicial

Se realiza mediante comunicaciones formales, llamadas y cartas, antes de iniciar acciones legales o publicar en DICOM.

Acciones legales

Si la deuda persiste, se puede acudir a tribunales para ejecutar el cobro judicialmente, incluyendo el embargo de bienes o retención de fondos.

Preguntas frecuentes sobre la publicación en DICOM

¿Se puede reportar una factura al contado?

No, solo se pueden reportar facturas vencidas por servicios o productos entregados y con evidencia contractual clara.

¿Qué sucede si el deudor es una persona natural sin consentimiento?

No se puede publicar la deuda. Hacerlo puede derivar en acciones legales contra el acreedor por infracción a la Ley de Protección de Datos Personales.

¿Cómo se elimina un registro incorrecto en DICOM?

El acreedor debe solicitar la eliminación inmediatamente. También el deudor puede presentar un reclamo ante Equifax, acompañando documentación que demuestre el error.

Conclusión

Reportar facturas en DICOM es una herramienta poderosa para gestionar la morosidad, pero debe hacerse con plena conciencia legal y ética. Asegúrate de cumplir con los requisitos: tener documentación completa, consentimiento cuando corresponde y usar plataformas confiables. Evalúa también las alternativas como la cobranza extrajudicial y la mediación, que pueden ser igual de efectivas y menos conflictivas.

Una gestión de cobranza responsable fortalece la salud financiera de tu empresa y cuida su reputación. Si tienes dudas, considera apoyarte en expertos como CobranzaOnline para un proceso eficaz y conforme a la ley.

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