Cómo cobrar facturas a grandes empresas

Cobrar facturas a grandes empresas puede parecer una tarea compleja, pero con la preparación adecuada y el uso de herramientas modernas, es totalmente manejable. En este artículo te explicamos los pasos clave para facilitar este proceso y reducir los riesgos de mora.

1. Entiende la dinámica de pago B2B y grandes corporativos

A diferencia de los clientes individuales o pequeñas empresas, las grandes compañías operan con estructuras de pago más complejas:

• Tienen procesos internos con múltiples aprobaciones.
• Participan varios departamentos (compras, operaciones, finanzas).
• Pueden existir retrasos por errores mínimos en la factura o en la documentación.

Por eso, es crucial anticiparse a estas dinámicas y entender cómo funciona el flujo interno de pago en tu cliente corporativo.

2. Conoce los puntos críticos que afectan los tiempos de pago

Aunque muchas empresas manejan bien la emisión de facturas, en el contexto B2B con grandes corporativos hay aspectos adicionales que pueden afectar los plazos:

• Errores en los datos del proveedor registrados en los sistemas del cliente.
• Facturas enviadas fuera del ciclo contable mensual.
• Falta de documentos de respaldo exigidos por políticas internas del cliente.

Evitar estos obstáculos requiere coordinación previa, claridad contractual y seguimiento del estado de aceptación de cada factura.

Además, es importante recordar que en Chile rige la Ley de Pago a 30 Días, que establece que el plazo máximo de pago entre empresas es de 30 días corridos desde la recepción de la factura, salvo acuerdo expreso entre las partes que establezca un plazo mayor, el cual no puede superar los 60 días. Esta normativa otorga respaldo legal para exigir el cumplimiento oportuno de los pagos.

3. Negociación de condiciones y plazos

Antes de emitir la primera factura, es recomendable negociar y documentar condiciones claras de pago:

• Establece plazos razonables e incentivos por pronto pago.
• Define fechas de corte para recepción de facturas.
• Aclara posibles retenciones y deducciones desde el inicio.
• Considera incluir cláusulas de penalidad por mora en el contrato.

Formalizar estos acuerdos evita ambigüedades y protege tu flujo de caja.

4. Estrategias de seguimiento personalizado

Un buen seguimiento puede marcar la diferencia en la recuperación de pagos. Algunas recomendaciones incluyen:

• Enviar recordatorios previos al vencimiento de la factura.
• Reforzar la comunicación el día del vencimiento.
• Contactar al área de finanzas si hay retraso de más de tres días.
• Escalar el asunto si la mora supera los 10 días, siempre de manera profesional y documentada.

La constancia y el tono profesional en cada comunicación son esenciales para mantener relaciones sanas con tus clientes.

5. Cuándo optar por factoring o confirmación de pago

Si necesitas liquidez antes de que tu cliente pague, existen dos opciones a considerar:

• Factoring: vendes tu factura a una entidad financiera que te adelanta el monto, descontando una comisión. Es útil cuando no hay otras alternativas de financiamiento.
• Confirmación de pago: la empresa cliente trabaja con un banco o institución que garantiza el pago a sus proveedores. Puedes acceder a un pago anticipado con tasas preferenciales.

Ambos mecanismos son válidos, siempre que estén alineados con tus necesidades y capacidades contractuales.

6. Buenas prácticas

• Solicita acuse de recibo de cada factura enviada.
• Establece cláusulas contractuales claras respecto al pago.
• Realiza un seguimiento disciplinado y documentado.
• Evalúa herramientas financieras según tus necesidades de flujo y escala de operación.

Conclusión

Cobrar a grandes empresas no tiene por qué ser una tarea complicada. Con una factura bien estructurada, una negociación clara, herramientas tecnológicas adecuadas y un seguimiento constante, puedes mejorar la tasa de éxito en tus cobros, mantener relaciones sanas con tus clientes y fortalecer tu sostenibilidad financiera.