¿Qué hacer si un cliente se niega a pagarte una factura?

Enfrentarse a un cliente que se niega a pagar una factura puede ser frustrante y perjudicial para la salud financiera de cualquier empresa. En Chile, esta situación es más común de lo que parece y requiere un enfoque profesional, estratégico y conforme a la ley. A continuación, te guiamos paso a paso sobre qué hacer si te encuentras en esta situación, incluyendo aspectos legales específicos del país.

1. Verifica los detalles de la factura

Revisión de datos fiscales y términos de pago

Antes de iniciar cualquier acción, asegúrate de que la factura haya sido emitida correctamente. Verifica que incluya:

• Nombre o razón social del cliente
• RUT
• Dirección comercial
• Fecha de emisión y vencimiento
• Descripción clara del servicio/producto
• Términos de pago acordados

Un error mínimo, como un número mal digitado o una fecha incorrecta, puede dar pie a disputas innecesarias.

Confirmación de entrega y recepción de la factura

Es esencial contar con una constancia de que la factura fue enviada y recibida por el cliente. Los medios válidos incluyen:

• Correo electrónico con acuse de recibo
• Plataforma de facturación electrónica del SII
• Firma de recepción en formato físico

Esto refuerza tu posición en caso de una reclamación legal.

2. Comunícate con el cliente de manera profesional

Primer contacto: llamada o correo electrónico

Mantén una comunicación respetuosa. Puedes comenzar con una llamada telefónica amigable para recordar el vencimiento de la factura y confirmar que todo esté en orden.

Ejemplo de correo:

"Estimado [Nombre del cliente], notamos que la factura N°XXX con vencimiento el [fecha] aún no ha sido abonada. ¿Podrías confirmarnos si hay algún inconveniente o si está en proceso de pago?"

Documentación de las comunicaciones

Guarda registro de todos los intercambios: correos, WhatsApp, llamadas (con acta resumen), ya que pueden servir como evidencia en futuras acciones legales o mediaciones.

3. Ofrece opciones de pago flexibles

Planes de pago en cuotas

A veces, el cliente tiene la intención de pagar, pero enfrenta dificultades de liquidez. Ofrecer pagos en cuotas pactadas por escrito puede facilitar la cobranza sin deteriorar la relación comercial.

Ejemplo: 3 cuotas mensuales con intereses aplicables o una prórroga con penalización por mora.

Descuentos por pronto pago

En algunos casos, puedes proponer un pequeño descuento si el cliente paga la deuda de forma inmediata. Esta táctica puede acelerar la cobranza sin necesidad de llegar a instancias legales.

4. Envía un requerimiento formal de pago

Redacción de una carta de requerimiento

Este documento marca un antes y un después. Debe incluir:

• Datos del emisor y receptor
• Fecha límite para el pago
• Monto total adeudado
• Detalle de las facturas
• Consecuencias del incumplimiento

Puedes descargar un modelo adaptado a la legislación chilena o solicitarlo a tu asesor legal.

Plazos y consecuencias legales

Según el Código de Comercio chileno, el requerimiento formal puede iniciar el conteo para una acción judicial. Generalmente se da un plazo de 5 a 10 días hábiles para el pago antes de proceder a otras acciones.

5. Considera acciones legales disponibles en Chile

Procedimientos legales en Chile

Existen diversas vías para recuperar tu dinero legalmente:

• Juicio Ejecutivo: si cuentas con una factura aceptada (firmada, timbrada o con respaldo digital) puedes iniciar un juicio ejecutivo. Es rápido y permite embargar bienes.
• Juicio Ordinario: cuando no hay aceptación formal, se inicia un proceso más largo y probatorio.
• Prescripción de deudas: en Chile, las facturas comerciales prescriben a los 5 años si no se ejecutan acciones legales dentro de ese período.

Uso de agencias de cobranza y reportes a DICOM

Otra opción es contratar una empresa de cobranza externa. Estas compañías gestionan el cobro mediante llamadas, correos, visitas e incluso reportes en el boletín comercial DICOM. Reportar al cliente moroso puede tener consecuencias reputacionales y presionar para el pago.

Importante: Siempre notifica con anticipación al cliente que será reportado, cumpliendo con la Ley N° 19.628 sobre protección de datos personales.

6. Prevención: Cómo evitar futuros impagos

Establecimiento de políticas de crédito claras

Define desde el inicio:

• Condiciones de pago
• Penalidades por mora
• Avales o garantías
• Anticipos o pagos iniciales

Incluye estos elementos en tus contratos, cotizaciones y facturas.

Evaluación de la solvencia de nuevos clientes

Antes de cerrar acuerdos, consulta el historial financiero del cliente en bases como:

• DICOM (Equifax)
• Informes comerciales
• Referencias bancarias o comerciales

Este análisis de riesgo te permite tomar decisiones informadas.

Conclusión: Resumen de acciones y recomendaciones finales

Lidiar con un cliente que no paga puede ser complejo, pero con un enfoque estructurado puedes resolver la situación de forma eficaz. Verifica siempre la factura, comunícate cordialmente, ofrece alternativas y, si es necesario, recurre a medios legales. En Chile, existen mecanismos claros para proteger a los acreedores, incluyendo juicios ejecutivos, reportes a DICOM y agencias especializadas.

Recomendación final: Fortalece tus políticas de crédito y documentación preventiva para minimizar riesgos. Contar con asesoría jurídica o apoyo de empresas como CobranzaOnline puede marcar la diferencia.

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