¿Qué hacer cuando un cliente corporativo no paga?

En el mundo B2B, los impagos pueden desestabilizar significativamente la operación de una empresa. Si un cliente corporativo no paga, no solo afecta la liquidez, sino que también compromete relaciones comerciales y la cadena de suministro. En Chile, existen acciones específicas y estrategias efectivas que permiten enfrentar esta situación con criterio profesional y legal.

1. Comprender la situación del impago

1.1. Identificar las causas del impago

Antes de tomar medidas, es vital comprender por qué no se realizó el pago. Algunas razones comunes incluyen:

• Problemas de flujo de caja en el cliente.
• Disconformidades con el producto o servicio entregado.
• Falencias en los procesos internos de facturación.
• Reestructuración financiera o cambio de administración.

Identificar el motivo ayuda a aplicar la acción más adecuada, ya sea conciliadora o coercitiva.

1.2. Evaluar el historial crediticio del cliente

Si bien esta acción debiera realizarse antes de la venta, también es útil en etapas de impago para evaluar el riesgo. Revisa:

• Informes comerciales de DICOM o Equifax.
• Antecedentes de comportamiento de pago.
• Reputación financiera dentro del rubro.

Esto permitirá decidir si vale la pena insistir en una negociación o escalar la situación a una vía judicial.

2. Comunicación efectiva con el cliente

2.1. Primer contacto: recordatorio amistoso

El primer paso debe ser siempre un acercamiento cordial. Muchas veces, un simple correo recordatorio puede resolver la situación.

Ejemplo de mensaje:

“Estimado [Nombre], notamos que la factura N°XXX con vencimiento el [fecha] aún no ha sido saldada. Agradecemos confirmar su recepción o si necesita mayor información.”

2.2. Seguimiento: llamadas y correos formales

Si no hay respuesta, intensifica la comunicación:

• Usa lenguaje formal y claro.
• Establece fechas límite específicas.
• Utiliza medios trazables (correo certificado, correo electrónico con acuse).

2.3. Documentación de todas las interacciones

Registra todas las acciones tomadas: fechas de contacto, nombres de interlocutores, respuestas. Esto será fundamental en caso de llegar a instancias legales.

3. Estrategias de negociación y acuerdos de pago

3.1. Ofrecer planes de pago flexibles

Fraccionar la deuda en cuotas puede facilitar el pago y demostrar buena voluntad por parte del acreedor. Define:

• Cuotas claras, con fechas y montos específicos.
• Intereses si corresponde.
• Consecuencias ante incumplimiento.

3.2. Descuentos por pronto pago

Ofrecer descuentos por pago inmediato puede acelerar la recuperación de liquidez. Esta estrategia debe utilizarse con clientes de confianza o en situaciones críticas.

3.3. Uso de servicios de factoring

El factoring permite ceder facturas a empresas especializadas que anticipan el pago, cobrando una comisión. Es útil cuando se necesita liquidez urgente, y también transfiere el riesgo de cobro.

4. Acciones legales disponibles en Chile

Cuando las vías amistosas se agotan, es momento de acudir a instancias legales. En el caso chileno, existen mecanismos eficaces.

4.1. Procedimiento monitorio

Este es un proceso judicial rápido para cobrar deudas claras, líquidas y exigibles. Se presenta una demanda con respaldo documental (facturas, correos, contratos) y si el deudor no se opone, se genera una sentencia ejecutiva.

4.2. Juicio ejecutivo

Si ya existe un título ejecutivo (por ejemplo, una factura aceptada), se puede iniciar un juicio ejecutivo. Este permite embargar bienes del deudor desde el inicio del proceso.

4.3. Consideraciones sobre costos y tiempos

Ambos procesos involucran costos legales (honorarios, tasas judiciales) y tiempo, aunque el monitorio es más expedito. En general:

• Tiempo estimado monitorio: 3 a 6 meses.
• Tiempo estimado juicio ejecutivo: 6 a 12 meses.
• Costo: puede oscilar entre un 10% y 25% del monto adeudado (dependiendo del abogado).

Es recomendable contar con asesoría legal especializada en cobranza corporativa.

5. Prevención de futuros impagos

5.1. Evaluación de riesgos y políticas de crédito

Implementar políticas claras de evaluación crediticia antes de cerrar negocios evita riesgos innecesarios. Usa indicadores como:

• Nivel de endeudamiento.
• Antigüedad de la empresa.
• Historial con otros proveedores.

5.2. Cláusulas contractuales claras

Los contratos B2B deben incluir:

• Plazos de pago explícitos.
• Penalidades por atraso.
• Medios de resolución de conflictos (cláusulas arbitrales o jurisdicción).

Esto fortalece cualquier acción legal posterior.

5.3. Implementación de sistemas de gestión de cobros

Las grandes empresas deben utilizar herramientas tecnológicas para el seguimiento de pagos, como:

• ERP con módulos de cobranza (SAP, Oracle, Netsuite).
• CRM con alertas de vencimiento (HubSpot, Zoho).
• Sistemas de cobranza automatizada como CobranzaOnline, que permite centralizar, automatizar y escalar procesos de recuperación.

Estas plataformas también entregan reportes de gestión y alertas en tiempo real, facilitando decisiones informadas.

Conclusión

Enfrentar el impago de un cliente corporativo requiere una combinación de análisis, estrategia y firmeza. Desde una comunicación efectiva hasta la aplicación de vías legales, cada paso debe ser meticulosamente documentado y ejecutado. En Chile, la legislación ofrece herramientas útiles, pero la mejor defensa es siempre la prevención: políticas de crédito sólidas, contratos bien redactados y tecnología de apoyo. Adoptar una gestión proactiva de cuentas por cobrar no solo protege la salud financiera de la empresa, sino que fortalece las relaciones comerciales a largo plazo.

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