¿Cómo llevar las cuentas por cobrar? guía completa para Pymes en Chile

Gestionar correctamente las cuentas por cobrar puede marcar la diferencia entre una pyme sana financieramente y otra que enfrenta problemas de liquidez. En Chile, además de la organización interna, existen normativas específicas como la Ley de Pago a 30 días y la obligatoriedad de la facturación electrónica, que hacen aún más necesario contar con procesos sólidos.

En esta guía encontrarás todo lo que necesitas saber sobre cómo llevar las cuentas por cobrar en tu empresa, con ejemplos, métricas financieras y herramientas prácticas adaptadas al contexto chileno.

1. ¿Qué son las cuentas por cobrar y por qué son clave?

Las cuentas por cobrar representan el dinero que tus clientes te deben por ventas a crédito, generalmente respaldadas mediante una factura a crédito. Son un activo en tu balance, pero también un riesgo: mientras más se demore en ingresar, más tensión habrá sobre tu flujo de caja.

Un buen manejo de la cartera permite:

• Mejorar liquidez: tener fondos disponibles para gastos y reinversión.
• Reducir incobrables: al aplicar políticas de crédito y cobro efectivas.
• Facilitar financiamiento: los bancos suelen evaluar la calidad de las cuentas por cobrar antes de otorgar créditos.

2. Normativa y contexto chileno (Ley de Pago a 30 días, NIIF, facturación electrónica)

En Chile, la gestión de cuentas por cobrar debe alinearse con:

• Ley de Pago a 30 días (Ley 21.131): obliga a que las facturas se paguen en un máximo de 30 días corridos, salvo acuerdo escrito distinto.
• Normas NIIF (NIC 1 y 39): regulan cómo reconocer y presentar las cuentas por cobrar en los estados financieros.
• Facturación electrónica obligatoria: cada factura queda registrada en el SII, lo que facilita el control pero también permite al cliente disputar cobros formalmente.

👉 Ejemplo: si una pyme de alimentos emite una factura a crédito por $5.000.000 el 10 de septiembre, el pago debería recibirse como máximo el 10 de octubre, salvo que exista un acuerdo documentado de mayor plazo.

3. Responsables y roles en la gestión interna de cuentas por cobrar

Una gestión eficiente requiere coordinación entre distintas áreas:

• Ventas: definen condiciones de crédito al momento de cerrar negocios.
• Finanzas/contabilidad: registran y controlan saldos pendientes.
• Cobranza: ejecuta recordatorios y gestiona recuperaciones.
• Gerencia: define políticas de riesgo y autoriza excepciones.

👉 Recomendación: asigna un “responsable de cuentas por cobrar” que centralice la información y coordine con las demás áreas.

4. Establecer políticas de crédito claras (plazos, límites, penalizaciones)

Antes de vender a crédito (es decir, emitir una factura a crédito), es necesario establecer:

• Plazos estándar: por ejemplo, 15, 30 o 45 días según el cliente.
• Límites de crédito: máximo monto que un cliente puede deber en un momento dado.
• Penalizaciones: interés por mora o suspensión de servicios ante incumplimiento.

Ejemplo: una empresa de servicios TI puede dar 30 días de crédito, pero suspender el soporte si el cliente acumula más de 60 días de deuda.

5. Registro y control: desde Excel a software especializado

Existen distintos métodos para llevar control:

• Excel o Google Sheets: útil para pymes pequeñas, permite registrar facturas, fechas de vencimiento y estados.
• Software ERP o contable (Defontana, Nubox, Alegra, otros): integran facturación electrónica y cobranza automática.

6. Indicadores clave para medir y mejorar cobranza (DSO, aging, rotación)

Medir es la única forma de mejorar. Los principales indicadores son:

• DSO (Days Sales Outstanding o días de ventas pendientes de cobro): días promedio que tardas en cobrar.
  • Ejemplo: si facturas $100M al mes y tu cartera es de $150M → DSO = 45 días.
• Desglose por vencimientos (aging de cartera): clasificación de facturas según el tiempo transcurrido desde su emisión (0-30, 31-60, 61-90 días). Es decir, cuánto de la cartera está al día y cuánto está atrasado.
  • Ejemplo: 60% cartera al día, 30% entre 31-60 días, 10% más de 90 días → foco en el último tramo.
• Rotación de cartera: mide cuántas veces en el año se convierte en efectivo.

7. Estrategias efectivas de cobranza (comunicación, recordatorios, incentivos, penalizaciones)

• Recordatorios automáticos: correo o WhatsApp antes del vencimiento.
• Descuentos por pronto pago: 2-3% de descuento si pagan antes del plazo.
• Política de interés moratorio: aplicar según contrato.
• Escalamiento: cobranza interna → cobranza extrajudicial → judicial.

Ejemplo: una empresa de logística logró reducir su DSO de 50 a 32 días implementando recordatorios automáticos vía correo y llamadas a clientes morosos recurrentes.

8. Manejo de deudas incobrables y deterioro de cuentas

No todos los clientes pagarán. Se recomienda:

• Provisión contable: registrar un porcentaje de incobrables (ej: 2% de las ventas a crédito).
• Castigo contable: dar de baja cuando la deuda es legalmente incobrable.
• Gestión legal: último recurso a través de cobranza judicial.

9. Considera la industria, ejemplos:

• Pyme comercial (retail): plazos promedio de 30 días, clientes más propensos a atrasarse en temporadas bajas.
• Servicios profesionales: clientes empresariales pagan en 45 días promedio, pero con menor tasa de incobrables.
• Construcción: sector de alto riesgo, plazos extendidos y frecuentes disputas de facturas.

Comparación: mientras el retail logra un DSO de 28 días, la construcción supera los 60 días en promedio.

Conclusión: pasos para implementar un sistema eficaz

Para que tu pyme se mantenga financieramente sana, sigue estos pasos:

1. Define políticas claras de crédito y plazos.
2. Establece responsables y roles internos.
3. Usa indicadores clave (DSO, desglose por vencimientos, rotación).
4. Implementa herramientas digitales adaptadas al tamaño de tu empresa.
5. Ajusta estrategias de cobranza según tu sector y clientes.

Con disciplina, automatización y métricas claras, podrás transformar tus cuentas por cobrar en un motor de liquidez y crecimiento para tu negocio en Chile.

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