¿Qué documentos necesito para cobrar una deuda legalmente en Chile?

Cobrar una deuda puede ser un proceso complejo si no cuentas con los documentos correctos. Saber qué documentos necesitas para cobrar una deuda legalmente es clave para que tu gestión de cobranza sea rápida, efectiva y ajustada a la ley chilena.

Introducción

En Chile, la cobranza de deudas se puede realizar por dos vías:

• Cobranza extrajudicial: gestiones amistosas antes de recurrir a tribunales.
• Cobranza judicial: acciones legales ante tribunales civiles para exigir el pago forzado.

Contar con la documentación adecuada no solo aumenta tus posibilidades de éxito, sino que evita pérdidas de tiempo, costos adicionales y rechazos de demandas por errores formales.

Documentos necesarios para la cobranza extrajudicial

La cobranza extrajudicial es la primera etapa. Requiere orden y respaldo documental para demostrar buena fe y generar presión legítima sobre el deudor.

Requisitos y ejemplos de comunicaciones formales

✅ Carta de cobranza formal

• Dirigida al deudor.
• Indicar monto adeudado, concepto, fecha de vencimiento y plazo para regularizar.
• Puede ser física (correo certificado) o digital con acuse de recibo.

✅ Correo electrónico con confirmación de lectura

• Respalda el envío y fecha de notificación.
• Útil para demostrar intentos de contacto previos en caso de demanda.

✅ Registro de llamadas o reuniones

• Fecha, hora y resumen de lo conversado.
• Incluye propuestas de pago o acuerdos rechazados.

Registro de intentos de contacto y acuerdos

Mantén un archivo cronológico de gestiones que contenga:

• Fecha y hora de cada contacto.
• Medio utilizado (llamada, WhatsApp, correo, carta).
• Nombre de la persona contactada y su respuesta.

Esto es valioso como prueba de diligencia en caso de avanzar a la cobranza judicial.

Documentos necesarios para la cobranza judicial

Cuando la vía extrajudicial fracasa, es necesario iniciar un juicio ejecutivo. Para ello, debes respaldar la deuda con títulos ejecutivos y documentos complementarios.

Títulos ejecutivos

¿Qué es un título ejecutivo?
Es un documento que acredita la deuda de forma clara y exigible judicialmente, según el Código de Procedimiento Civil.

Ejemplos comunes:

1. Pagaré
   • Firmado por el deudor.
   • Contiene monto, fecha de vencimiento y cláusula de pagaré.
   • Legalizado ante notario.
2. Cheque protestado por falta de fondos o cuenta cerrada
   • Sirve como título ejecutivo si el protesto está bien realizado.
3. Factura aceptada o factura electrónica con acuse de recibo SII
   • La Ley de Pago a 30 Días las reconoce como título ejecutivo.
4. Contratos firmados ante notario con reconocimiento de deuda
   • Incluyen mutuos, contratos de arriendo con cláusula de pago mensual, etc.
5. Sentencia judicial previa o resolución administrativa con carácter ejecutivo.

Requisitos adicionales

✅ Legalización notarial
Todo documento privado, como pagarés o contratos, debe estar firmado ante notario o tener su firma reconocida ante notario para ser título ejecutivo.

✅ Comprobantes de entrega de productos o servicios
Guías de despacho firmadas, actas de entrega o certificados de prestación de servicios, según el giro de tu empresa.

✅ Correspondencia previa con el deudor
Cartas, correos o WhatsApp que demuestren reconocimiento de deuda o promesas de pago son valiosos como prueba de la existencia y exigibilidad de la deuda.

Procedimiento para iniciar una demanda de cobranza judicial

A continuación, una guía práctica para iniciar tu demanda:

1. Revisión del título ejecutivo
   Confirma que esté vigente y cumpla requisitos legales.
2. Redacción de la demanda ejecutiva
   Incluye antecedentes del crédito, monto adeudado, intereses y costas.
3. Presentación ante el tribunal civil competente
   Generalmente, es el del domicilio del deudor o el señalado en el pagaré o contrato.
4. Emisión del mandamiento de ejecución y embargo
   El tribunal ordenará el pago en 4 días o el embargo de bienes si no paga.
5. Embargo y remate de bienes
   Si el deudor no paga y tiene bienes embargables, se subastan para pagar la deuda.

Plazos y consideraciones legales

• El plazo de prescripción de un pagaré es de 1 año desde su vencimiento.
• Facturas electrónicas: prescriben a los 365 días desde su vencimiento, pero pueden interrumpirse con gestiones judiciales.
• Siempre revisa la competencia territorial y materia para no sufrir rechazos formales.

Consejos prácticos

✅ Cómo evitar errores comunes

• Verifica vigencia de títulos antes de demandar.
• Legaliza contratos y pagarés al momento de la firma.
• No confundas cobranza ordinaria (cuando no hay título ejecutivo) con juicio ejecutivo.

✅ Importancia de la asesoría legal

Contar con un abogado especializado en cobranzas judiciales evitará:

• Demandas rechazadas por falta de requisitos formales.
• Errores en la elección del procedimiento.
• Costos procesales innecesarios.

Conclusión

Tener claridad sobre qué documentos necesitas para cobrar una deuda legalmente en Chile es crucial para:

• Aumentar la efectividad de tu gestión de cobranza.
• Reducir tiempos y costos.
• Evitar errores formales que arruinen tu demanda.

Si deseas asegurar el éxito de tu cobranza, revisa siempre tus títulos ejecutivos, respalda cada gestión extrajudicial y no dudes en buscar apoyo de un estudio jurídico especializado para diseñar la mejor estrategia para tu negocio.