¿Qué hacer si una empresa no paga y no se puede reportar en DICOM?

Cuando una empresa no paga una factura o deuda y no se puede reportar en DICOM, muchos proveedores y emprendedores se sienten sin herramientas reales para recuperar su dinero. Sin embargo, existen alternativas legales y extrajudiciales que puedes aplicar en Chile para proteger tu flujo de caja, evitar la incobrabilidad y prevenir futuros impagos.

1. Entendiendo las limitaciones de DICOM

DICOM es un registro privado que concentra información de deudas impagas reportadas por empresas afiliadas. Sin embargo:

• No todas las deudas se pueden reportar. Por ejemplo, si la factura no es de consumo masivo o el acreedor no está afiliado.
• El reporte puede demorar y no siempre presiona a empresas grandes con bajo riesgo reputacional.

Por ello, es clave conocer otras herramientas legales y de cobranza para actuar con rapidez y formalidad.

2. Opciones de cobranza extrajudicial

Comunicación directa y negociación

Antes de iniciar un proceso judicial costoso y largo, intenta:

• Llamadas formales y correos claros, con registro de fecha.
• Plantear alternativas de pago, como cuotas razonables o descuentos por pago anticipado.
• Establecer un plazo límite de negociación para definir próximos pasos.

Envío de cartas de cobranza

Una carta de cobranza extrajudicial en Chile debe incluir:

✅ Datos completos del acreedor y deudor
✅ Monto adeudado con detalle de la factura o contrato
✅ Fecha límite de pago antes de iniciar acciones legales

Ejemplo breve de redacción:

Estimados señores:
Por medio de la presente, solicitamos el pago de la factura N°XXX por $[monto], vencida el [fecha]. Rogamos regularizar esta situación antes del [fecha límite], evitando la necesidad de iniciar acciones judiciales de cobro.
Atentamente, [nombre, cargo y contacto].

Enviar este documento por carta certificada o con acuse de recibo fortalecerá futuras gestiones judiciales.

Uso de servicios de cobranza extrajudicial

Si la empresa no responde:

• Contrata un servicio especializado en cobranza extrajudicial.
• Estos servicios suelen cobrar comisión solo si recuperan el dinero, reduciendo el riesgo para ti.
• Verifica que operen con un enfoque formal y respetuoso para cuidar tu relación comercial.

3. Acciones legales disponibles en Chile

Cuando la cobranza extrajudicial falla, las acciones judiciales permiten forzar el pago de la deuda.

Juicio ejecutivo: requisitos y procedimiento

El juicio ejecutivo aunque no es el proceso más rápido y efectivo, es mejor que un juicio ordinario. Requiere:

• Un título ejecutivo, como factura electrónica, cheque protestado, pagaré o reconocimiento escrito de deuda.
• Presentar una demanda en tribunales, obteniendo embargo preventivo de bienes del deudor si no paga tras la notificación.

Procedimiento básico:

1. Revisión de título ejecutivo con tu abogado.
2. Presentación de la demanda ejecutiva.
3. Notificación al deudor (tiene pocos días para pagar u oponerse).
4. Si no paga, se inicia el embargo de bienes o cuentas bancarias para cubrir la deuda.

Juicio ordinario: cuándo es aplicable

Si no tienes un título ejecutivo (por ejemplo, sólo correos electrónicos o cotizaciones), debes:

• Demandar mediante juicio ordinario para obtener primero una sentencia que reconozca la deuda.
• Este proceso puede tardar más de un año, por lo que es recomendable siempre documentar la deuda con facturas o pagarés.

Consideraciones sobre costos y tiempos

• Juicio ejecutivo: 3 a 9 meses, dependiendo de la oposición y bienes embargables.
• Juicio ordinario: 12 a 24 meses.
• Costos aproximados: desde 10-15% del monto adeudado en honorarios, más gastos judiciales (tasas y notificaciones).

4. Cómo acreditar una deuda como incobrable ante el SII

Si, pese a todos los intentos, no logras cobrar la deuda, puedes acreditarla como incobrable y rebajarla de tu base imponible.

Procedimiento general:

1. Demostrar gestiones de cobro (cartas, correos, demandas si corresponden).
2. Emitir una nota de crédito afectando el IVA (si fue facturada con IVA).
3. Registrar la deuda como gasto en tu contabilidad anual, adjuntando los respaldos.
4. Consultar con tu contador para cumplir la norma vigente y evitar observaciones en fiscalización.

5. Prevención: Evaluando la solvencia de empresas antes de hacer negocios

La mejor estrategia frente a la incobrabilidad es prevenir antes de vender. Aquí algunas recomendaciones prácticas:

Revisión de antecedentes comerciales

• Solicita informes comerciales actualizados.
• Revisa su historial de pagos con otros proveedores.
• Valida que su representante legal tenga facultades para firmar.

Consultas en registros públicos

• Verifica en el Diario Oficial constituciones, modificaciones y disoluciones de la empresa.
• Revisa en el Poder Judicial causas judiciales vigentes (por ejemplo, demandas laborales o civiles).

Señales de alerta en el comportamiento financiero

🚨 Cambios constantes de razón social
🚨 Atrasos reiterados en pagos parciales
🚨 Falta de respuesta a correos y llamados de cobranza

Si detectas estos indicios, considera requerir pagos anticipados o garantías (como pagarés o cheques en garantía) antes de concretar nuevas ventas.

Conclusión

Cuando una empresa no paga y no puedes reportarla en DICOM, aún tienes alternativas: cobra de manera extrajudicial con cartas formales, contrata servicios de cobranza si es necesario, y evalúa iniciar un juicio ejecutivo si cuentas con un título válido. Además, acredita la deuda como incobrable ante el SII para proteger tu tributación y adopta medidas preventivas evaluando la solvencia de clientes antes de cerrar acuerdos.

➡️ Recuerda: Actuar con rapidez, orden y respaldo jurídico es la clave para proteger tu flujo de caja y evitar pérdidas que afecten la estabilidad de tu negocio.