¿Qué es la cobranza extrajudicial y cómo utilizarla en tu empresa? 

‍

Una gestión eficiente de la finanzas es crucial para el buen funcionamiento de cualquier negocio. Ya sea que hablemos de grandes compañías o pequeños comercios, todos se enfrentan al mismo desafío: resolver el problema de sus facturas impagas. Aquí es donde la cobranza extrajudicial se convierte en una herramienta valiosa, como una solución rápida y efectiva para recuperar deudas sin necesidad de juicios costosos.

‍

Pero, ¿Qué es la cobranza extrajudicial?‍

Ten presente que existen etapas bien definidas en el proceso de cobranza. 

Las acciones de cobranza preventiva son previas al vencimiento de la deuda, buscan evitar la mora y fomentar hábitos de pago puntuales. Al producirse el vencimiento, se inicia la cobranza administrativa contactando al moroso para recordar la deuda y solicitar el pago. 

De no haber respuesta, se activa la cobranza extrajudicial para tratar de recuperar el dinero adeudado y evitar la cobranza judicial, que implica acudir ante los tribunales para obtener una orden de pago o, en caso de persistir el incumplimiento, proceder al embargo de bienes del deudor.

Así, al hablar de cobranza extrajudicial, nos referimos al conjunto de acciones y estrategias que la empresa o un tercero (como una agencia de cobranza) lleva a cabo para recuperar una deuda sin recurrir a un proceso judicial.  Su objetivo es lograr el pago de forma amistosa y rápida.

‍

Estrategias de cobranza extrajudicial que puedes aplicar en tu negocio‍

Existen diversas acciones que puedes poner en práctica para recuperar tus facturas impagas:

1. Tu mejor defensa es la prevención:
   
   1. Términos claros: establece plazos de pago claros en tus facturas y contratos.
   2. Evaluación de clientes: antes de otorgar crédito, evalúa la capacidad de pago de tus clientes.
      ‍
2. Comunicación temprana y constante:
   
   1. Envía recordatorios de pago antes del vencimiento de la factura.
   2. Contacta al deudor por teléfono o correo electrónico para recordar el pago pendiente. 
   3. Cartas de cobranza: envía cartas formales de cobranza, recordando claramente el monto adeudado y los plazos de pago.
   4. Mantén un registro de todas las comunicaciones realizadas.
      ‍
3. Negociación flexible:
   
   1. Ofrece planes de pago adaptados a la situación del deudor.
   2. Considera descuentos en casos justificados.
   3. Busca soluciones que beneficien a ambas partes.
      ‍
4. Uso de herramientas tecnológicas:
   
   1. Plataformas de pago en línea: facilita el pago a tus clientes a través de plataformas en línea como Webpay o Mercado Pago.
   2. Utiliza software de gestión de cobranza para automatizar recordatorios y seguimientos.
   3. Envía facturas electrónicas y notificaciones de pago por correo electrónico o SMS.
      ‍
5. Apoyo de profesionales:
   
   1. En caso de que las gestiones internas no den resultado, considera la contratación de una empresa externa de cobranza extrajudicial. Estas empresas cuentan con personal especializado y con experiencia en la recuperación de deudas.

‍

¿Por qué debes aplicar una cobranza extrajudicial efectiva?‍

Para las PyMEs, generalmente con recursos financieros limitados, cada factura cuenta. Un solo pago pendiente puede tener gran impacto, ya que puede afectar el flujo de caja y la salud financiera del negocio. Así, para mantener sus activos y operar con normalidad, los emprendedores y dueños de pequeños negocios, necesitan recuperar sus facturas impagas rápidamente. 

Por otro lado, es un hecho comprobado que, mientras más se tarda en iniciar las acciones de cobranza, menor es la posibilidad de recuperar el impago. Sin embargo, el poco tiempo que las PyMEs pueden dedicar a la cobranza y la falta de personal capacitado, constituyen un obstáculo adicional para realizar una gestión de cobro eficiente.

Para lograr una cobranza extrajudicial eficaz,  ahorrando tiempo y dinero, puedes considerar tercerizar las cobranzas de tu negocio. 

‍

Un ejemplo de las ventajas de utilizar una solución externa‍

Imagina que tienes una pequeña empresa de venta de insumos de oficina en Chile. Una empresa constructora te compró una gran cantidad de materiales a crédito. La factura, por un monto significativo, venció hace 45 días y, a pesar de tus correos electrónicos recordando el pago y tus llamadas telefónicas a la encargada de finanzas, no has obtenido respuesta. Sospechas que la empresa constructora está teniendo algunos problemas de liquidez.

Después de tus intentos iniciales sin éxito, decides que necesitas una estrategia más formal y profesional. Evalúas el impacto de esta deuda en tu flujo y ves que es necesario actuar con mayor firmeza.

Así, concluyes que contratar ayuda externa podría ser más efectivo que seguir invirtiendo tu tiempo. Te mencionamos los pasos a seguir: 

• Selección de una empresa de cobranza: investiga aquellas que tengan experiencia trabajando con PyMEs y en la recuperación de deudas comerciales.  Busca referencias, revisa su reputación online y solicita información sobre sus tarifas (que generalmente son un porcentaje del monto recuperado).  Es importante que cumpla la normativa sobre cobranza.

• Contacto y entrega de documentación: te comunicas con la agencia seleccionada y les expones la situación. Les proporcionas la siguiente información:

1. Copia de la factura impaga. 
2. Guía de despacho de los insumos (como prueba de la entrega).
3. Copia del acuerdo comercial o condiciones de venta (si existen).
4. Registro de tus comunicaciones previas (correos electrónicos enviados, fechas de llamadas).
5. Datos de contacto de la empresa constructora deudora (RUT, razón social, dirección, teléfono, correo electrónico del contacto relevante).

• Gestión de la agencia de cobranza: la agencia comienza su gestión, que típicamente incluye:

1. Carta de cobranza formal: envían una carta certificada con el membrete de la agencia, haciendo una referencia clara a la deuda, el monto adeudado, la fecha de vencimiento y exigiendo el pago dentro de un plazo específico. Esta carta suele tener un tono más serio y puede mencionar las consecuencias del incumplimiento .
   ‍
2. Llamadas telefónicas profesionales: realizan llamadas telefónicas insistentes a los contactos proporcionados en la empresa constructora, utilizando técnicas de negociación para obtener el pago.
   ‍
3. Envío de correos electrónicos y SMS: mantienen una comunicación constante por escrito, recordando la obligación y buscando acuerdos.
   ‍
4. Investigación básica: pueden realizar una investigación básica sobre la situación comercial de la empresa constructora, para entender mejor su situación financiera general.
   ‍
5. Propuesta de acuerdo de pago: si la empresa constructora reconoce la deuda pero tiene dificultades para pagar de inmediato, la agencia puede negociar un plan de pagos que sea viable para ambas partes, documentando formalmente este acuerdo.
   ‍
6. Informes y comunicación con la PYME: la agencia te mantiene actualizado sobre las gestiones realizadas, los contactos con el deudor y cualquier respuesta o propuesta recibida.  Te proporcionan informes periódicos sobre el estado del caso.
   ‍
7. Recuperación y pago: si se logra recuperar la totalidad o una parte de la deuda, te transfieren los fondos correspondientes, descontando la comisión acordada previamente.
   ‍
8. Cierre del caso: una vez que se recupera la deuda o si se agotan las instancias de cobranza extrajudicial, el caso se cierra. Si no se logra el pago, la agencia puede asesorarte sobre la conveniencia de iniciar acciones legales (cobranza judicial), explicando los costos y posibles resultados.

‍

Cobranza extrajudicial eficiente a tu alcance‍

No des por perdidas tus facturas impagas. Externalizar la cobranza extrajudicial, es una excelente alternativa para todas las empresas que enfrentan problemas con clientes morosos.

Al delegar la cobranza extrajudicial  en un tercero, experto en cobranza, puedes recuperar tu cartera vencida, ahorrar tiempo y dinero, y evitar recurrir a largos y complejos procesos judiciales. Si buscas ayuda  para recuperar tus impagos, y quieres explorar soluciones puedes visitar CobranzaOnline. 

‍