formato de carta de cobranza

Recuperar impagos puede llegar a ser un proceso complicado y estar fuera de alcance para  la mayoría de las pequeñas y medianas empresas. Después de ejecutar acciones de cobranza preventiva sin obtener resultados, las PyMEs deben comenzar un proceso de cobranza extrajudicial. Una de las opciones para recuperar la deuda es redactar un formato de carta de cobranza. Bien empleada, la carta de cobranza es una herramienta efectiva para facilitar la comunicación con el cliente, preservar la relación comercial y evitar la pérdida de ingresos. Además, puede servir como prueba de que se han realizado esfuerzos para cobrar la deuda en caso de ser necesario recurrir a acciones legales posteriores. En CobranzaOnline.com puedes obtener asesoría e información oportuna sobre este tema.

¿Es un paso necesario?

Debemos destacar que una carta de cobranza extrajudicial no es un requisito para recurrir a la cobranza judicial, por lo tanto, no existen plazos definidos para hacer el envío de la carta. Sin embargo, es importante para el acreedor considerar los plazos en que prescriben las acciones que tiene para exigir el pago.  Si quieres redactar una carta de cobranza efectiva necesitas conocer todo lo relacionado con este instrumento de cobro, los elementos clave y la estructura de una carta de cobranza modelo.

Elementos clave de la carta

En el formato carta de cobranza a redactar no deben faltar los siguientes elementos:

• Fecha: debe ser correcta y legible
• Datos de identificación del acreedor: nombre completo o razón social, número de documento de identidad y dirección donde se pueda responder la carta. 
• Datos de identificación del deudor: nombre completo o razón social, número de documento de identidad, dirección y correo electrónico. Cuida que no exista ningún error en la dirección del destinatario, que  al igual que su información de contacto, debe estar actualizada.
• Referencia: incluye la referencia a la factura impaga para que el cliente pueda identificar el pago que estás reclamando.
• Cantidad adeudada: indica el monto exacto a pagar. 
• Fecha límite de pago: establece una fecha límite para que el cliente pague su deuda.

Estructura de una carta de cobranza modelo

Para lograr su cometido tu carta de cobranza debe ser clara y fácil de entender. A continuación te presentamos la estructura básica de una carta de cobranza:

• Saludo: inicia tu misiva de manera cordial, puedes emplear palabras como “Estimado(a)/Apreciado(a)” antes del nombre del cliente.
• Introducción: debes explicar que se trata de una carta de cobranza y hacer referencia a la factura impaga. Utiliza expresiones como “Nos dirigimos a usted para recordarle que está pendiente el pago de la factura Número: 0000”
• Cuerpo: aquí debes detallar la deuda, monto a pagar, fecha límite de pago y cargos adicionales que resulten en caso de retrasos en el pago.
• Cierre: finaliza tu carta con una solicitud amistosa para que el cliente honre su deuda lo antes posible. Frases como “Esperamos recibir su pago a la brevedad posible para evitar cargos extras” o “Agradecemos su pronta respuesta” suelen ser muy útiles.
• Despedida: palabras como “Atentamente” o “ Cordialmente”, permiten realizar una despedida cortés.

Consejos adicionales para redactar una carta de cobranza efectiva

Te ofrecemos algunas recomendaciones para que tu carta logre su objetivo:

• Debes ser claro y conciso: utiliza un lenguaje sencillo para que el cliente entienda el mensaje.
• Aborda el tema en forma directa: asegúrate de explicar bien lo que estás pidiendo para evitar confusiones o malentendidos. Si es posible, incluye una copia de la factura o el contrato original.
• Mantén un tono profesional: debes ser cortés al realizar la solicitud de pago, evita  realizar amenazas o comentarios negativos para facilitar una respuesta positiva por parte del cliente.
• Ofrece opciones de pago: proporcionar alternativas como pago a plazos o un plan de pago diferido, en lugar de exigir el pago total de la deuda, puede lograr que el cliente esté más dispuesto a cooperar.
• Considera dar incentivos: ofrecer descuentos por pago adelantado puede motivar al cliente a pagar.
• Persevera en tu objetivo: puedes enviar varias cartas de cobranza, pero debes tener en consideración los plazos en que prescriben las acciones que tienes para exigir el pago.
• Confirma tu información de contacto: asegura que tu cliente pueda contactarte fácilmente para resolver cualquier duda.

Es importante mencionar que tanto la carta como otros avisos de cobranza deben ser enviados sin infringir, bajo ningún motivo, la ley descrita en el Portal del Sernac, en la que se señalan algunos aspectos como:

• Que los llamados de cobranza sean en días hábiles (lunes a sábado, excluyendo feriado) entre las 8:00 y las 20:00 horas.
• Que NO se informen sus deudas a familiares, jefes o terceros ajenos a dicha obligación.
• La cobranza debe respetar la privacidad del hogar, la convivencia normal de sus miembros y la situación laboral del deudor.
• NO le pueden enviar escritos judiciales falsos.
• Los porcentajes por concepto de cobranzas extrajudiciales se aplicarán transcurridos los primeros 20 días de atraso.

Descarga modelos o plantillas de carta de cobranza GRATIS

Como habrás notado son muchas las consideraciones que debes tener en cuenta antes de enviar una carta de cobranza extrajudicial. En CobranzaOnline.com queremos ayudarte a lo largo de todo el proceso, por eso creamos dos modelos de carta de cobranza que puedes descargar gratuitamente para tu negocio.

Carta de cobranza suave

Si estás en un momento del proceso de cobranza en que aún puedes mantener un tono más sutil, te recomendamos descargar el modelo de carta de cobranza suave haciendo click aquí.

Carta de cobranza dura

Por otro lado, si te encuentras en una situación donde requieres ser más firme en la cobranza, entonces puedes descargar el modelo de carta de cobranza dura haciendo click aquí.

Pero ¿Qué puedes hacer si tus cartas no dan resultado?

Cuando el envío de cartas de cobranza no persuade al cliente para que pague su deuda, recuperar estas facturas constituye un problema que requiere tiempo y recursos, lo que  lleva a que muchos emprendedores y PyMEs den por perdido su dinero. Simplemente no tienen la capacidad financiera y el personal necesario que se ocupe de resolver sus impagos.

Si ese es tu caso ¡No te desanimes, ni te des por vencido! Los servicios de CobranzaOnline.com ofrecen a las pequeñas y medianas empresas múltiples beneficios: 

• Es un procedimiento fácil y totalmente en línea que puedes  realizar desde la comodidad de tu casa u oficina.
• Puedes obtener información del historial financiero de nuevos clientes a través del Informe Comercial de Apoyo a la Venta (ICAV), indispensable al momento de decidir otorgar crédito. 
• Plataforma de reparo y repactación de la deuda para facilitar al cliente moroso honrar los pagos vencidos,
• Te permite publicar la deuda en todos los burós de crédito de manera gratuita para bloquear al cliente moroso y dificultar su acceso a nuevos créditos y financiamientos.
• Cuando no es posible lograr que el cliente moroso honre su obligación  puedes obtener el Certificado de Incobrabilidad para castigar la deuda, además de asesoría en la intervención judicial.
• La comisión por el servicio depende del monto y antigüedad del documento y solo debes pagar en caso de que se logre recuperar tu dinero, es decir, “Si no recuperas no pagas”

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Con todas las ventajas que el servicio brinda a tu empresa y una tasa general de recupero del 35% que aumenta hasta un 51% cuando se trata de facturas con menos de 3 meses de vencimiento, ¿A qué esperas para empezar a utilizar CobranzaOnline.com? Dejarás en manos de expertos el cobro de esas facturas impagas que tanto afectan la salud de tu negocio y podrás dedicar todo tu tiempo a desarrollar nuevas ideas para impulsar su crecimiento. ¡Únete a las miles de PyMEs que han resuelto el problema de su cartera vencida, las finanzas de tu negocio te lo agradecerán!