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¿Cómo hacer una carta de cobranza? — DESCARGA GRATIS modelo de carta de cobranza

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La carta de cobranza es un documento que permite reclamar extrajudicialmente el pago de cualquier deuda en dinero. Generalmente se utiliza después de varios intentos fallidos para lograr que  el cliente pague. Bien empleada, la carta es una herramienta efectiva para facilitar la comunicación con el cliente, preservar la relación comercial y evitar la pérdida de ingresos. Además, puede servir como prueba de que se han realizado esfuerzos para cobrar la deuda en caso de ser necesario recurrir a acciones legales posteriores. 

Te contamos todo lo relacionado con este instrumento de cobro, los elementos clave y la estructura de una carta de cobranza modelo, información que necesitas conocer para lograr redactar una carta de cobranza efectiva.

Elementos clave de la carta

En el formato carta de cobranza a redactar no deben faltar los siguientes elementos:

  • Fecha: Debe ser correcta y legible
  • Datos de identificación del acreedor: Nombre completo o razón social, número de documento de identidad y dirección donde se pueda responder la carta.
  • Datos de identificación del deudor: Nombre completo o razón social, número de documento de identidad, dirección y correo electrónico. Cuida que no exista ningún error en la dirección del destinatario, que  al igual que su información de contacto, debe estar actualizada.
  • Referencia: Incluye la referencia a la factura impaga para que el cliente pueda identificar el pago que estás reclamando.
  • Cantidad adeudada: Indica el monto exacto a pagar. 
  • Fecha límite de pago: Establece una fecha límite para que el cliente pague su deuda.

Estructura de una carta de cobranza modelo

Para que una carta de cobranza sea efectiva, debe ser clara y fácil de entender. A continuación te presentamos la estructura básica de una carta de cobranza:

  • Saludo: Inicia tu misiva de manera cordial, puedes emplear palabras como “Estimado(a)/Apreciado(a)” antes del nombre del cliente.
  • Introducción: Debes explicar que se trata de una carta de cobranza y hacer referencia a la factura impaga. Utiliza expresiones como “Nos dirigimos a usted para recordarle que está pendiente el pago de la factura Número: 0000”
  • Cuerpo: Aquí debes detallar la deuda, monto a pagar, fecha límite de pago y cargos adicionales que resulten en caso de retrasos en el pago.
  • Cierre: Finaliza tu carta con una solicitud amistosa para que el cliente honre su deuda lo antes posible. Frases como “Esperamos recibir su pago a la brevedad posible para evitar cargos extras” o “Agradecemos su pronta respuesta” suelen ser muy útiles.
  • Despedida: Palabras como “Atentamente” o “ Cordialmente”, permiten realizar una despedida cortés.

Consejos adicionales para redactar una carta de cobranza efectiva

Te ofrecemos algunas recomendaciones para que tu carta logre su objetivo:

  • Debes ser claro y conciso: Utiliza un lenguaje sencillo para que el cliente entienda el mensaje.
  • Aborda el tema en forma directa: Asegúrate de explicar bien lo que estás pidiendo para evitar confusiones o malentendidos. Si es posible, incluye una copia de la factura o el contrato original.
  • Mantén un tono profesional: Debes ser cortés al realizar la solicitud de pago, evita  realizar amenazas o comentarios negativos para facilitar una respuesta positiva por parte del cliente.
  • Ofrece opciones de pago: Proporcionar alternativas como pago a plazos o un plan de pago diferido, en lugar de exigir el pago total de la deuda, puede lograr que el cliente esté más dispuesto a cooperar.
  • Considera dar incentivos: Ofrecer descuentos por pago adelantado puede motivar al cliente a pagar.
  • Persevera en tu objetivo: puedes enviar varias cartas de cobranza, pero debes tener en consideración los plazos en que prescriben las acciones que tienes para exigir el pago.
  • Confirma tu información de contacto: Asegura que tu cliente pueda contactarte fácilmente para resolver cualquier duda.

Descarga modelos o plantillas de carta de cobranza GRATIS

En CobranzaOnline.com queremos ayudarte a lo largo de todo el proceso, por eso creamos dos modelos de carta de carta de cobranza que puedes descargar gratuitamente para tu negocio.

Si estás en un momento del proceso de cobranza que aún puedes mantener un tono más sutil. Te recomendamos este modelo:

Si te encuentras en una situación donde requieres ser más firme en la cobranza, entonces puedes descargar este modelo:

Pero ¿Qué puedes hacer si tus cartas no dan resultado?

El envío de carta de cobranzas a los clientes morosos, antes de realizar acciones más duras cómo publicar la deuda en los burós de crédito y posteriormente solicitar una intervención judicial, permite a las empresas conservar en buenos términos esa relación.

Cuando los envíos de cartas de cobranza no logran ningún resultado, recuperar facturas impagas puede constituir un problema al que se debe dedicar tiempo y recursos, situación que  lleva a que muchos emprendedores y PyMEs den por perdido su dinero. Simplemente no tienen la capacidad financiera y el personal necesario que se ocupe de resolver sus impagos.

Si ese es tu caso ¡No te desanimes, ni te des por vencido! Los servicios de CobranzaOnline.com ofrecen a las pequeñas y medianas empresas múltiples beneficios: 

  • Es un procedimiento fácil y totalmente en línea que puedes  realizar desde la comodidad de tu casa u oficina.
  • Puedes obtener información del historial financiero de nuevos clientes a través del Informe Comercial de Apoyo a la Venta (ICAV), indispensable al momento de decidir otorgar crédito. 
  • Plataforma de reparo y repactación de la deuda para facilitar al cliente moroso honrar los pagos vencidos,
  • Te permite publicar la deuda en todos los burós de crédito de manera gratuita para bloquear al cliente moroso y dificultar su acceso a nuevos créditos y financiamientos.
  • Cuando no es posible lograr que el cliente moroso honre su obligación  puedes obtener el Certificado de Incobrabilidad para castigar la deuda, además de asesoría en la intervención judicial.
  • La comisión por el servicio depende del monto y antigüedad del documento y solo debes pagar en caso de que se logre recuperar tu dinero, es decir, “Si no recuperas no pagas”

Con todas las ventajas que el servicio brinda a tu empresa y una tasa general de recupero del 35% que aumenta hasta un 51% cuando se trata de facturas con menos de 3 meses de vencimiento, ¿A qué esperas para empezar a utilizar CobranzaOnline.com? Dejarás en manos de expertos el cobro de esas facturas impagas que tanto afectan la salud de tu negocio y podrás dedicar todo tu tiempo a desarrollar nuevas ideas para impulsar su crecimiento. ¡Únete a las miles de PyMEs que han resuelto el problema de su cartera vencida, las finanzas de tu negocio te lo agradecerán! 

Calcula el riesgo de liquidez de tu empresa

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Efectuar una gestión de cobro y pago adecuada es vital para mantener la liquidez de tu negocio. Lamentablemente, uno de los errores más comunes de emprendedores y PyMEs  es desconocer o descuidar cómo hacer un buen control  de ingresos y egresos. Si existen problemas en el flujo de caja, tu empresa podría tener dificultades para cumplir con sus obligaciones. Además, la falta de efectivo limita las posibilidades de inversión y puede afectar su operatividad. CobranzaOnline.com te facilita herramientas para realizar una gestión de cobranza eficiente y disminuir el riesgo de liquidez.

Repasemos algunos conceptos que debes tener presente

La liquidez de una empresa es la capacidad que ésta tiene para obtener dinero efectivo y cumplir con todas sus obligaciones a corto plazo sin contratiempo. La liquidez funciona como un indicador que muestra cuántos recursos o bienes posee tu empresa y cuál de estos son líquidos o no tan líquidos.

Los activos líquidos son los que permiten obtener dinero en efectivo rápidamente, al ser fáciles de vender sin perder su valor. Así, dinero en caja y cuentas bancarias, deudas de los clientes e inversiones financieras a corto plazo, serían activos líquidos. 

El riesgo de liquidez apunta a la probabilidad de que una empresa no tenga la capacidad para comprar o vender un activo rápidamente y a un precio deseable para afrontar sus responsabilidades financieras. 

¿Cómo calcular el riesgo de liquidez?

La falta de liquidez es un problema serio que obliga a las empresas a endeudarse para cumplir sus obligaciones o peor aún, cerrar.

Existen distintas fórmulas para conocer y medir diferentes aspectos de ratios de liquidez en función de qué detalle necesitemos conocer:

Liquidez general de la empresa (Ratio de liquidez)

Indica la capacidad de una empresa para afrontar sus obligaciones más inmediatas con la parte más líquida de sus activos (dinero en caja e inversiones a corto plazo). Se obtiene de la relación entre el activo corriente (recursos líquidos de la empresa) y el pasivo corriente (deudas a corto plazo). 

Fórmula: Activo corriente / Pasivo corriente. Un ratio de liquidez óptimo está entre 1,5 y 2. 

Un valor mayor de 1,5 implica que la empresa podrá hacer frente a sus obligaciones a corto plazo. Un valor inferior señala problemas de liquidez y es necesario tener en cuenta otros recursos de financiación para mantener la actividad. 

Medir el activo circulante. (Test ácido)

Se calcula restando al activo corriente el inventario de existencias y dividiendo el resultado entre el pasivo corriente.

Fórmula: Activo corriente – Inventario de existencias / Pasivo corriente

La relación óptima es de 1, por encima de esta cifra hay buena capacidad para hacer frente a los pagos; por debajo de 1 significa una situación de debilidad y la empresa debería recurrir a la venta de existencias.

En forma práctica: un valor de 0,32 significa que la empresa dispone de 32% de activos líquidos para sus pagos inmediatos o que sus compromisos a corto plazo son un 68% superiores a sus activos líquidos. 

Medir si una compañía puede ser capaz de operar en el corto plazo con sus activos. (Ratio de caja)

Se obtiene dividiendo el dinero en caja más los activos financieros (efectivo y equivalentes) entre el pasivo corriente. 

Fórmula: dinero en caja y bancos / pasivo corriente. El ratio óptimo es de 1

Si es menor a 1, no hay suficientes fondos a la mano para cancelar la deuda exigible.Si es mayor a 1, la empresa cuenta con el efectivo para cubrir la deuda corriente, quedando incluso un excedente. 

Busca asesorarte con especialistas: 

Una gestión de cobranza efectiva es fundamental para el éxito de cualquier empresa. Para las PyMEs, es de suma importancia saber cómo evaluar e interpretar los datos de su situación financiera. Conocer el riesgo de liquidez de tu negocio te facilita anticipar si podrás cumplir con tus obligaciones y diseñar la mejor estrategia para seguir funcionando cuando surjan problemas. Con la ayuda de los especialistas de CobranzaOnline.com puedes gestionar tus facturas impagas y mejorar tus problemas de liquidez.

Un cliente no me pagó

¿Qué hago si un cliente no me pagó?

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Puede parecer una situación imposible de resolver. Muchas pequeñas y medianas empresas necesitan vender a crédito para captar un mayor número de clientes, incrementar sus ventas e impulsar su crecimiento. O incluso, para expandir su influencia y adquirir aliados. Pero, por otro lado, muchas PyMEs pueden tener dificultades para operar normalmente a causa del impago de los créditos otorgados. ¿Cuántas veces has escuchado a un cliente moroso decir: un cliente no me pagó por lo que yo no puedo pagarte? Sin importar las razones, esto puede ser fatal para un emprendedor.


Un círculo vicioso

En el mundo de las PyMEs, un crédito impago representa un problema que impacta en el funcionamiento de varias empresas. Un negocio que no honra sus compromisos es solo un eslabón de la cadena. Todos los proveedores del negocio moroso estarán en riesgo de no cumplir con el pago de sus obligaciones. Así es como se fomenta la aparición de un mercado con alta morosidad que imposibilita el crecimiento de cualquier emprendimiento.

Debes estar preparado para cobrar tus facturas impagas y lograr romper el ciclo de morosidad. Cuando tu factura lleva días de mora, se hace fundamental acudir a terceros, expertos en cobranzas, para ayudarte a recuperar el dinero que te deben y evitar problemas a tu empresa.

Un cliente no me pagó. ¿Qué puedo hacer?

Si te enfrentas a un cliente que no quiere pagar la factura, debes tomas acciones de inmediato ya que la probabilidad de recuperar tu dinero disminuye en un 20% por cada mes de mora que pasa sin iniciar acciones efectivas de cobranza.

1. El primer paso es tomar contacto con tu cliente. En ocasiones recordar al cliente su situación de morosidad es suficiente para lograr el pago.

2. Si tu cliente se encuentra con graves problemas de liquidez es recomendable ofrecer alternativas de convenios de pago y renegociar la deuda. Esto te permite mostrar tu disposición para llegar a un acuerdo que beneficie a ambas partes. En CobranzaOnline.com recomendamos solicitar un abono de al menos el 30% al momento de acordar un convenio.

3. Si no hay intención de pago o la factura cuenta con más de 30 días de mora, debes publicar a tú deudor (cobranza extrajudicial). Esta es la estrategia más efectiva para apoyar la gestión de cobro, ya que impacta el score crediticio y la reputación de tu deudor, limita su capacidad de acceder a créditos, licitaciones y fondos, así favoreciendo el pago de la deuda. La efectividad de esta estrategia depende del alcance de la publicación, se recomienda publicar al menos en el Sistema Financiero, Boletín Comercial y el Boletín DICOM. En CobranzaOnline.com publicamos a tu deudor gratis en todos los sistemas y centrales de riesgo.

4. Si luego de dos meses desde el inicio de la cobranza extrajudicial, no hay éxito, se debe evaluar la cobranza judicial. En esta instancia mediante tribunales se busca que el deudor aclare la deuda. Cuenta con altos costos fijos, por lo que se recomienda para montos altos de impagos.

¿Cómo prevenir facturas impagas en el futuro?

Una gestión de cobranza efectiva comienza desde mucho antes de emitir una factura. Te ofrecemos algunas estrategias a  tener en cuenta para resolver tus problemas de impagos:

1. Para otorgar crédito a un cliente, es importante conocer su historial de pago y comprobar la solvencia financiera. Hacer uso de un informe comercial permite evaluar el riesgo crediticio y tomar la decisión más conveniente para tu negocio.

2. Debes confirmar la veracidad de la información de contacto para garantizar la comunicación constante con el cliente. También te permite tener los datos necesarios para hacer un proceso de cobranza posteriormente si es necesario.

3. Es importante que recuerdes que al vender a crédito debes emitir una factura con modo de pago a crédito. Facturar al contado ventas realizadas a crédito es un error frecuente de las PyMEs. Este hecho hace imposible cualquier reclamo al no contar con un título que avale la deuda, ya que significa que el monto fue pagado en su totalidad antes o al momento de la venta.

¡Publica gratis a tu deudor!

Para la mayoría de las PyMEs la tarea de recuperar su cartera vencida puede resultar complicada. La falta de tiempo o de personal que se encargue de resolver los pagos vencidos es frecuente. En CobranzaOnline.com podrás cargar tu factura impaga y publicar a tu deudor GRATIS. No hay costos fijos, solo en caso de recuperar el dinero que te deben debes pagar una comisión. La publicación de CobranzaOnline.com cuenta con cobertura total, bloqueando comercial y financieramente a tu deudor, se publica en el Boletín Comercial, Sistema Financiero, Dicom (Equifax), TransUnion y múltiples empresas de score crediticio y onboarding.

Sabemos que enfrentarse a esta situación genera un desgaste emocional y económico. Nosotros te apoyamos en este difícil momento.

Solicita aquí una asesoría gratuita y resuelve todas tus dudas.

¿Qué Es El Certificado De Incobrabilidad Y Para Qué Sirve?

¿Qué Es El Certificado De Incobrabilidad Y Para Qué Sirve?

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Cualquier empresa corre el riesgo de que parte de sus ventas no puedan ser cobradas; con la consecuente pérdida de dinero y la disminución de sus ingresos. Y sin embargo, no puede dejar de responder por sus obligaciones propias, incluido el pago de impuestos. Tampoco se puede demorar. Lo que puede representar un serio problema si hay falta de liquidez importante. Sin embargo, existe un documento importante: el certificado de incobrabilidad. Se puede obtener luego de intentar cobrar sin lograr el pago por parte del cliente. Lo que permite dar de baja la deuda en la contabilidad de la empresa y presentarlo como respaldo ante el organismo fiscalizador. Con CobranzaOnline.com puedes informarte acerca del certificado de incobrabilidad SII.  

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Conoce la utilidad del certificado de incobrabilidad SII

Según la Ley de la Renta sobre el Tratamiento Tributario del Castigo de Créditos Incobrables vigente en Chile, una empresa puede obtener esta certificación si demuestra ante el ente regulador que ha realizado “todas las acciones de cobranza razonables, tendientes a proteger el patrimonio del contribuyente e indirectamente el interés fiscal”.

Con este certificado, las pequeñas y medianas empresas pueden castigar tributariamente un crédito incobrable, reducir la base imponible en función de la cual se paga el Impuesto a la Renta y pagar menos impuestos.

¿Cómo obtener el certificado de incobrabilidad?

Para obtener el certificado la empresa interesada debe acreditar y cumplir ante el Servicio de Impuestos Internos (SII) ciertos requisitos:

  • Demostrar que se han realizado las acciones necesarias para lograr cobrar la deuda sin obtener resultados:
    • Contactar al cliente para notificarle de la situación de la deuda. 
    • Enviar una carta certificada de requerimiento de pago con la información de la deuda.
    • Incluir en una base de registro de deudores morosos pública los datos del cliente.
  • Dar por finalizada todo tipo de relación comercial con el cliente deudor, salvo aquellas que supongan pago al contado.
  • La deuda incobrable debe derivar de las gestiones operacionales de la empresa, negocio o actividad de cuya renta se trata.
  • Los castigos de créditos incobrables deben estar registrados en los libros contables para efecto de reconocer el gasto tributario y permitir el control y la verificación de las cuentas y movimientos respectivos.
  • Al obtener el certificado, un representante de la empresa debe presentarse ante el Servicio de Impuestos Internos para respaldar la presentación de deudas incobrables como gastos del ejercicio de la empresa.

¡Contáctanos!

La emisión del certificado de incobrabilidad cuando las instancias de cobro se han agotado y su presentación ante el ente regulador, da a las empresas la posibilidad de obtener deducciones fiscales al momento de pagar impuestos. Las pequeñas y medianas empresas son las más beneficiadas con este documento, pues les permite compensar las pérdidas ocasionadas por las deudas incobrables y mantener su liquidez. En CobranzaOnline.com podemos ayudarte a recuperar el dinero de tus facturas vencidas. ¡Contáctanos! 

Formato De Carta De Cobranza Con Ejemplo

Formato De Carta De Cobranza Con Ejemplo

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Cobrar pagos puede ser un procedimiento complejo y tedioso en la mayoría de casos. Una vez que se lleva a cabo el proceso de cobranza preventiva sin llegar a resultados satisfactorios, lo ideal es comenzar un proceso de cobranza extrajudicial. Uno de los medios para lograr el pago es realizar un documento con formato de carta de cobranza con el que se aspira a una resolución amistosa del problema con el deudor antes de tener que optar por una intervención judicial. En este blog de CobranzaOnline.com puedes obtener asesoría e información oportuna sobre este tema. 

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¿Es un paso necesario?

Es importante destacar que una carta de cobranza extrajudicial no es un requisito para recurrir a la cobranza judicial, por lo tanto, no existen plazos definidos para hacer el envío de la carta. Por esta razón, el acreedor debe tener en consideración los plazos en que prescriban las acciones que tiene para exigir el pago. 

¿Cómo utilizar el formato de carta?

Para completar el formato se tienen que proporcionar los siguientes datos del acreedor: 

  • Nombre completo o razón social (dependiendo de si se trata de una persona natural o jurídica)
  • Nombre completo del representante, (si actúa por medio de uno)
  • Domicilio al que se pueda responder la misma carta.
  • Opcionalmente, se puede indicar la dirección de correo electrónico.

En cuanto al deudor, se deben proporcionar los siguientes datos: 

  • Nombre completo o razón social
  • Documento de identidad y su número
  • Domicilio físico
  • Dirección de correo electrónico, si desea enviar la carta por esta vía.

En cuanto a la deuda, se debe contemplar lo siguiente:

  • La cantidad de dinero que se reclama (sin incluir intereses o gastos adicionales), 
  • La explicación del origen de la deuda, (¿Se firmó algún contrato? ¿De qué tipo? ¿Cuál fue su fecha de emisión?)
  • La cantidad de días que se ofrecen para regularizar el pago.
  • Cobros adicionales por la cobranza, si es el caso.

Es importante mencionar que tanto la carta como otros avisos de cobranza deben ser enviados sin infringir, bajo ningún motivo, la ley descrita en el Portal del Sernac, en la que se señalan algunos aspectos como:

  • Que los llamados de cobranza sean en días hábiles (lunes a sábado, excluyendo feriado) entre las 8:00 y las 20:00 horas.
  • Que NO se informen sus deudas a familiares, jefes o terceros ajenos a dicha obligación.
  • La cobranza debe respetar la privacidad del hogar, la convivencia normal de sus miembros y la situación laboral del deudor.
  • NO le pueden enviar escritos judiciales falsos.
  • Los porcentajes por concepto de cobranzas extrajudiciales se aplicarán transcurridos los primeros 20 días de atraso.

En conclusión, son muchas las consideraciones que debe tener una persona inexperta antes de enviar una carta de cobranza extrajudicial. Cualquier detalle fuera de lugar puede ocasionar pérdidas en términos económicos o incluso una contrademanda por violentar los derechos del consumidor. Así que, ¿Por qué no dejarlo en manos de expertos?

¡Contáctanos!

Realizar algo tan simple (en apariencia) como un formato de carta de cobranza puede ser un proceso engorroso para quien desconoce el tema. Evita cometer errores y atrasar tus facturas dejando esta tarea a cargo de una empresa especializada y transparente. CobranzaOnline.com ofrece un servicio rápido y eficiente para que tu cobranza extrajudicial sea satisfactoria. ¡Contáctanos hoy!

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