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Formato De Carta De Cobranza Con Ejemplo

Formato De Carta De Cobranza – DESCARGA GRATIS

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Recuperar impagos puede llegar a ser un proceso complicado y estar fuera de alcance para  la mayoría de las pequeñas y medianas empresas. Después de ejecutar acciones de cobranza preventiva sin obtener resultados, las PyMEs deben comenzar un proceso de cobranza extrajudicial. Una de las opciones para recuperar la deuda es redactar un formato de carta de cobranza. Bien empleada, la carta de cobranza es una herramienta efectiva para facilitar la comunicación con el cliente, preservar la relación comercial y evitar la pérdida de ingresos. Además, puede servir como prueba de que se han realizado esfuerzos para cobrar la deuda en caso de ser necesario recurrir a acciones legales posteriores. En CobranzaOnline.com puedes obtener asesoría e información oportuna sobre este tema.

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¿Es un paso necesario?

Debemos destacar que una carta de cobranza extrajudicial no es un requisito para recurrir a la cobranza judicial, por lo tanto, no existen plazos definidos para hacer el envío de la carta. Sin embargo, es importante para el acreedor considerar los plazos en que prescriben las acciones que tiene para exigir el pago.  Si quieres redactar una carta de cobranza efectiva necesitas conocer todo lo relacionado con este instrumento de cobro, los elementos clave y la estructura de una carta de cobranza modelo.

Elementos clave de la carta

En el formato carta de cobranza a redactar no deben faltar los siguientes elementos:

  • Fecha: debe ser correcta y legible
  • Datos de identificación del acreedor: nombre completo o razón social, número de documento de identidad y dirección donde se pueda responder la carta. 
  • Datos de identificación del deudor: nombre completo o razón social, número de documento de identidad, dirección y correo electrónico. Cuida que no exista ningún error en la dirección del destinatario, que  al igual que su información de contacto, debe estar actualizada.
  • Referencia: incluye la referencia a la factura impaga para que el cliente pueda identificar el pago que estás reclamando.
  • Cantidad adeudada: indica el monto exacto a pagar. 
  • Fecha límite de pago: establece una fecha límite para que el cliente pague su deuda.

Estructura de una carta de cobranza modelo

Para lograr su cometido tu carta de cobranza debe ser clara y fácil de entender. A continuación te presentamos la estructura básica de una carta de cobranza:

  • Saludo: inicia tu misiva de manera cordial, puedes emplear palabras como “Estimado(a)/Apreciado(a)” antes del nombre del cliente.
  • Introducción: debes explicar que se trata de una carta de cobranza y hacer referencia a la factura impaga. Utiliza expresiones como “Nos dirigimos a usted para recordarle que está pendiente el pago de la factura Número: 0000”
  • Cuerpo: aquí debes detallar la deuda, monto a pagar, fecha límite de pago y cargos adicionales que resulten en caso de retrasos en el pago.
  • Cierre: finaliza tu carta con una solicitud amistosa para que el cliente honre su deuda lo antes posible. Frases como “Esperamos recibir su pago a la brevedad posible para evitar cargos extras” o “Agradecemos su pronta respuesta” suelen ser muy útiles.
  • Despedida: palabras como “Atentamente” o “ Cordialmente”, permiten realizar una despedida cortés.

Consejos adicionales para redactar una carta de cobranza efectiva

Te ofrecemos algunas recomendaciones para que tu carta logre su objetivo:

  • Debes ser claro y conciso: utiliza un lenguaje sencillo para que el cliente entienda el mensaje.
  • Aborda el tema en forma directa: asegúrate de explicar bien lo que estás pidiendo para evitar confusiones o malentendidos. Si es posible, incluye una copia de la factura o el contrato original.
  • Mantén un tono profesional: debes ser cortés al realizar la solicitud de pago, evita  realizar amenazas o comentarios negativos para facilitar una respuesta positiva por parte del cliente.
  • Ofrece opciones de pago: proporcionar alternativas como pago a plazos o un plan de pago diferido, en lugar de exigir el pago total de la deuda, puede lograr que el cliente esté más dispuesto a cooperar.
  • Considera dar incentivos: ofrecer descuentos por pago adelantado puede motivar al cliente a pagar.
  • Persevera en tu objetivo: puedes enviar varias cartas de cobranza, pero debes tener en consideración los plazos en que prescriben las acciones que tienes para exigir el pago.
  • Confirma tu información de contacto: asegura que tu cliente pueda contactarte fácilmente para resolver cualquier duda.

Es importante mencionar que tanto la carta como otros avisos de cobranza deben ser enviados sin infringir, bajo ningún motivo, la ley descrita en el Portal del Sernac, en la que se señalan algunos aspectos como:

  • Que los llamados de cobranza sean en días hábiles (lunes a sábado, excluyendo feriado) entre las 8:00 y las 20:00 horas.
  • Que NO se informen sus deudas a familiares, jefes o terceros ajenos a dicha obligación.
  • La cobranza debe respetar la privacidad del hogar, la convivencia normal de sus miembros y la situación laboral del deudor.
  • NO le pueden enviar escritos judiciales falsos.
  • Los porcentajes por concepto de cobranzas extrajudiciales se aplicarán transcurridos los primeros 20 días de atraso.

Descarga modelos o plantillas de carta de cobranza GRATIS

Como habrás notado son muchas las consideraciones que debes tener en cuenta antes de enviar una carta de cobranza extrajudicial. En CobranzaOnline.com queremos ayudarte a lo largo de todo el proceso, por eso creamos dos modelos de carta de cobranza que puedes descargar gratuitamente para tu negocio.

Carta de cobranza suave

Si estás en un momento del proceso de cobranza en que aún puedes mantener un tono más sutil, te recomendamos descargar el modelo de carta de cobranza suave haciendo click aquí.

Carta de cobranza dura

Por otro lado, si te encuentras en una situación donde requieres ser más firme en la cobranza, entonces puedes descargar el modelo de carta de cobranza dura haciendo click aquí.

Pero ¿Qué puedes hacer si tus cartas no dan resultado?

Cuando el envío de cartas de cobranza no persuade al cliente para que pague su deuda, recuperar estas facturas constituye un problema que requiere tiempo y recursos, lo que  lleva a que muchos emprendedores y PyMEs den por perdido su dinero. Simplemente no tienen la capacidad financiera y el personal necesario que se ocupe de resolver sus impagos.

Si ese es tu caso ¡No te desanimes, ni te des por vencido! Los servicios de CobranzaOnline.com ofrecen a las pequeñas y medianas empresas múltiples beneficios: 

  • Es un procedimiento fácil y totalmente en línea que puedes  realizar desde la comodidad de tu casa u oficina.
  • Puedes obtener información del historial financiero de nuevos clientes a través del Informe Comercial de Apoyo a la Venta (ICAV), indispensable al momento de decidir otorgar crédito. 
  • Plataforma de reparo y repactación de la deuda para facilitar al cliente moroso honrar los pagos vencidos,
  • Te permite publicar la deuda en todos los burós de crédito de manera gratuita para bloquear al cliente moroso y dificultar su acceso a nuevos créditos y financiamientos.
  • Cuando no es posible lograr que el cliente moroso honre su obligación  puedes obtener el Certificado de Incobrabilidad para castigar la deuda, además de asesoría en la intervención judicial.
  • La comisión por el servicio depende del monto y antigüedad del documento y solo debes pagar en caso de que se logre recuperar tu dinero, es decir, “Si no recuperas no pagas”

¡Contáctanos!

Con todas las ventajas que el servicio brinda a tu empresa y una tasa general de recupero del 35% que aumenta hasta un 51% cuando se trata de facturas con menos de 3 meses de vencimiento, ¿A qué esperas para empezar a utilizar CobranzaOnline.com? Dejarás en manos de expertos el cobro de esas facturas impagas que tanto afectan la salud de tu negocio y podrás dedicar todo tu tiempo a desarrollar nuevas ideas para impulsar su crecimiento. ¡Únete a las miles de PyMEs que han resuelto el problema de su cartera vencida, las finanzas de tu negocio te lo agradecerán!

¿Cómo trabajan en conjunto la Cámara de Comercio de Santiago y CobranzaOnline.com?

¿Cómo trabajan en conjunto la Cámara de Comercio de Santiago y CobranzaOnline.com?

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Aumentar las ventas. Captar nuevos clientes. Expandirse a nuevos mercados. Son varios los objetivos a cumplir para lograr el crecimiento de tu negocio. Aunque se dice fácilmente, todo emprendedor conoce lo complicada que puede resultar la tarea. Para superar a la competencia y desarrollar tu negocio, la mejor estrategia es buscar apoyo y hacer uso de todos los recursos disponibles. Las empresas que hacen vida activa en Chile cuentan con dos grandes aliados; la Cámara de Comercio de Santiago y su excelente labor para apoyar el desarrollo empresarial. A su lado, CobranzaOnline.com, la fintech creada para proteger las ventas de emprendedores y Pymes. Su trabajo en conjunto representa una buena noticia para las pequeñas y medianas empresas. 

Un objetivo en común

Entender la relevancia de estos actores en la actividad económica del país requiere conocer la función que cada uno desempeña en pro del desarrollo empresarial.

El Boletín Comercial es un banco de datos de la información económica, bancaria y comercial. Administrado por la Cámara de Comercio de Santiago (CCS), se publica por obligación legal y reglementaria impuesta por el decreto supremo N 950 del Ministerio de Hacienda del año 1928. El Boletín es fundamental para las entidades que conceden préstamos pues sirve de apoyo en los procesos de evaluación crediticia y riesgo comercial.

Desde su creación, CobranzaOnline.com busca que emprendedores y PyMES dispongan de herramientas para la prevención de incobrables y puedan recuperar sus facturas impagas. Los resultados al ayudar a miles de pequeñas y medianas empresas avalan el éxito de su labor.

El fruto de esta alianza es el Informe Comercial de Apoyo a la Venta (ICAV). Un instrumento de evaluación de riesgo crediticio enfocado en las pequeñas y medianas empresas

Un informe para las Pymes con el respaldo de la Cámara de Comercio

El historial de pago de miles de PyMES recabado por CobranzaOnline.com y los datos del Boletín Comercial hacen que el Informe Comercial de Apoyo  a la Venta (ICAV) sea una realidad.

El ICAV permite a las PyMES acceder, a bajo costo, a información actualizada de los compromisos comerciales y financieros incumplidos por clientes potenciales. Con los datos del informe comercial, las pequeñas y medianas empresas pueden otorgar créditos y facilidades de pago  con menor riesgo de incobrables.

La tranquilidad de hacer ventas seguras 

Vender a crédito es una excelente manera de aumentar las ventas, hacer crecer tu negocio y asegurar la fidelidad de tus clientes. Para disminuir el riesgo de incobrables las PyMES cuentan con el Informe Comercial de Apoyo a la Venta. Un apoyo para las empresas resultado de una gran alianza. La Cámara de Comercio de Santiago y CobranzaOnline.com, trabajando para dar impulso al desarrollo económico del país.  

EXPANDE TUS VENTAS ACCEDE AL INFORME COMERCIAL
7 Beneficios De Externalizar Tus Cobranzas Con Una Agencia

7 Beneficios De Externalizar Tus Cobranzas Con Una Agencia

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La externalización del cobro mediante la contratación de especialistas es una práctica común. Sobretodo, en las empresas que carecen de departamentos de cobranzas. O en su defecto, que no pueden dedicar demasiado tiempo y recursos a la gestión y seguimiento constante de facturas impagas. Si tu empresa tiene clientes morosos, contratar una agencia de cobranzas es una excelente forma de solventar este problema. Por eso es importante elegir la mejor opción. CobranzaOnline.com ofrece un servicio integral, rápido y eficiente que permite mejorar el flujo de caja a todos sus clientes.

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¿Cuándo Debes Contratar A Una Agencia Para El Cobro De Tus Facturas?

Si tu empresa no cuenta con políticas de crédito y cobranza o con un departamento a cargo de ello, te recomendamos que contrates a una agencia, bien sea cuando la factura pendiente más antigua cumpla dos meses de vencimiento, o cuando tu cliente manifieste las siguientes situaciones de acuerdo con la Ley: 

Además la empresa de cobranza que más te conviene debe reunir ciertas características:

  • Que cuente con experiencia: cuantos más años de trayectoria posea, sabrá llevar mejor los casos que se le presenten, ya que tendrá los conocimientos prácticos para tu industria o nicho. Así, habrá más probabilidades de saldar las deudas de manera más rápida.
  • Que te facilite el trámite: es bien conocido que realizar un trámite presencial en la actualidad puede ser engorroso o casi imposible, por múltiples factores. Para ello, existen agencias que realizan sus trámites 100% online, así puedes realizar los trámites sin tener que salir de casa. 
  • Que te brinde asesoría personalizada: cada caso es diferente, por lo que también cada cliente requiere atención especial mediante asesorías o consultas que involucren procesos y  preguntas frecuentes con asesores en tiempo real. 
  • Que se comunique adecuadamente con tu cliente: la buena comunicación no solo depende de atender llamadas o responder mensajes, más allá de eso, implica cómo se transmite el mensaje. Te recomendamos elegir una empresa de cobranza que sepa cómo atar cabos, relacionarse adecuadamente y que no dañe la relación comercial con tu cliente.

Beneficios de contar con una agencia de cobranzas

  • La cobranza puede ser más dura, en términos legales, al estar externalizada en otra empresa y no en la empresa del acreedor.
  • Se agotan todos los recursos a nivel extrajudicial para evitar todo lo posible tener que acudir a juicios que por lo general toman tiempo y no garantizan resultados. Sin embargo, una agencia especializada en cobranzas podrá cubrir ambos procesos de ser necesario.
  • Ahorro de los costes de personal especializado en informática, en su capacitación y gastos de consultorías expertas en nuevas tecnologías.
  • Disminución de los gastos generales para la empresa acreedora: como teléfonos, fotocopias, cartas, sobres, etc.
  • Los agentes de la empresa acreedora se ven liberados de realizar gestiones de cobro con los clientes, lo que mejora el nivel de satisfacción del departamento comercial.
  • La empresa aprovecha el know-how de un tercero experto en aspectos legales y cobranzas, lo que ayuda a conseguir resultados incluso en los casos más difíciles.
  • El valor adicional que aporta cobranzaonline.com incluye el beneficio de que solo tendrás que pagar si logramos recuperar tu dinero. 

¡Contáctanos!

Antes de elegir una agencia de cobranzas, considera tus necesidades y requerimientos empresariales y los de tu cliente moroso. Asimismo, es recomendable que contrates a una agencia mediante la cual puedas realizar tus cobranzas de manera cómoda, segura y transparente. Todos estos aspectos ayudarán a que recuperes tu dinero de la manera más eficaz. En CobranzaOnline.com podemos ayudarte. ¡Contáctanos!

¿Cómo Cobrar Una Factura Impaga A Un Cliente?

¿Cómo Cobrar Una Factura Impaga A Un Cliente?

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Si eres persona natural o jurídica con clientes morosos y quieres lograr una cobranza efectiva de esas deudas hay algunas preguntas que debes saber responder: ¿Qué tanto tiempo debes esperar para cobrar una factura? ¿Sabías que corres riesgo de que no te paguen si esperas demasiado? ¿Cuál es la mejor solución para recuperar tu dinero? En CobranzaOnline.com podemos ayudar a resolver tu problema. Resuelve tus dudas y obtén información sobre algunas estrategias para reducir el tiempo de recuperación de tus facturas impagas.

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¿Cuál Es El Tiempo Prudencial Que Debo Esperar Para Recuperar Mi Pago?

Está comprobado que para realizar las cobranzas internas y extrajudiciales correspondientes a tus facturas impagas no deberías exceder de un período de 30 días, ya que de lo contrario se corre el riesgo de disminuir las probabilidades de pago en un 25% (¡dejando pasar solo entre 60 y 90 días!). Paulatinamente, las posibilidades disminuyen aún más pasados los 90 días, en los que las probabilidades bajan hasta un 33%.

Si bien es cierto que debes tener en cuenta los derechos de los consumidores al momento de realizar tus cobranzas para evitar infringir la ley, si ya hiciste las cobranzas internas sin éxito y perdiste el contacto con tu cliente, cuando solo te da justificaciones vagas o  te debe un cliente que está en quiebra, te recomendamos llegar a una instancia mayor para realizar una cobranza efectiva con otras alternativas:

  • Abogados
  • Empresas tradicionales de cobranza
  • Burós de crédito
  • Agencia de cobranza online

A continuación te mostramos las ventajas y desventajas de realizar el proceso de recuperación de tu dinero con cada una de ellas:

Empresa CostosTiempo ModalidadProceso de recuperación
Burós de créditoCostos fijosProceso lentoPresencialSolo se realizan protestos
Empresa tradicional de cobranzaCostos fijos elevados Proceso lento y burocráticoPresencialSin garantía de que puedas recuperar tu dinero
AbogadosCostos elevadosProceso lento y burocráticoPresencialSe lleva a cabo un engorroso proceso de cobranza judicial
Cobranzaonline.comServicio gratuito: solo cobramos si recuperas tu dinero. Si no recuperas, no pagas. Ofrecemos velocidad en  recuperar  tu dinero100% online a través de Internet Recuperamos tu dinero mediante un proceso extrajudicial 

¿Por Qué Optar Por CobranzaOnline.com Al Momento De Cobrar Una Factura?

Como agencia de cobranza online, nos basamos principalmente en el método extrajudicial, agotando todos los recursos posibles para evitar acudir a la cobranza judicial, que ya conocemos es un proceso lento y burocrático. A continuación, te contamos por qué decidir por nuestra opción es una alternativa que te puede facilitar la recuperación exitosa de tu dinero: 

  • El servicio es gratuito: solo te cobramos si recuperas tu dinero. Si no recuperas, no pagas.
  • Trabajamos 100% en digital a través de internet, por lo que puedes hacer el trámite desde casa.
  • Publicamos en nuestro portal deudores a tu cliente y lo bloqueamos en el sistema financiero de manera gratuita.
  • Ahorras en costo de tramitación legal y contratación de abogados, ya que el procedimiento se realiza de manera extrajudicial. Adicionalmente, podemos continuar con el procedimiento de manera prejudicial y judicial con el fin de exigir el pago legalmente.
  • Te otorgamos acceso a certificados de incobrabilidad de manera rápida y simple, todo a través de Internet.

¡Contáctanos!

Si necesitas cobrar una factura y presentas algún inconveniente con un deudor, buscar la asesoría de profesionales expertos te permitirá lograr una cobranza efectiva y recuperar tu dinero. Con CobranzaOnline.com puedes obtener asesoría gratuita, consultar cualquier duda y lograr resultados rápidamente ¡Contáctanos ya!

Evita Llevar A Tu PYME A La Quiebra Por Facturas Impagas

Evita Llevar A Tu PYME A La Quiebra Por Facturas Impagas

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Es importante tomar todas las medidas preventivas necesarias para evitar ser un deudor y que la mala fama te persiga, seas una persona natural o jurídica. A continuación te presentamos 6 recomendaciones  para prevenir y resolver el problema de las facturas impagas. ¡No cometas más errores, ni permitas que un pago pendiente afecte tu historial crediticio! Contar con la asesoría de agentes de cobranza te será de mucha utilidad.  CobranzaOnline.com ofrece un servicio profesional, rápido y eficaz.

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Una Situación Muy Frecuente

Si estás leyendo este artículo es porque probablemente hiciste tu trabajo y tu cliente dejó de pagar por el servicio. En todas las empresas, tener uno o varios clientes con algún pago pendiente es un problema muy común, que debes prevenir en lo posible y saber como solucionar cuando se presenta, lo que sin duda mejorará el funcionamiento de tu negocio. A continuación te ofrecemos seis consejos prácticos para prevenir que te vuelva a ocurrir:

6 Consejos Para Evitar Tener Las Facturas Impagas

1. Para comenzar a evitar las temidas facturas impagas… ¡No emitas facturas con pago al contado!

Resulta más complejo respaldar o acreditar una transacción al contado. Por ello, la recomendación es procurar que las facturas sean a crédito. 

2. Verifica el comportamiento histórico de tu cliente

El mercado ofrece estudios de comportamiento de las empresas y de las personas, de modo que nunca estará de más hacer un doble chequeo de un potencial cliente antes de venderle a crédito.

La idea es que puedas tener un panorama amplio sobre la situación comercial de terceros que sean personas jurídicas, y así tomar decisiones inteligentes y seguras. Para ello, te compartimos Informe Empresarial de SIISA, una herramienta con la que podrás tener acceso al Reporte de Empresa y al Certificado de Antecedentes Comerciales. 

3. Anexa una autorización al contrato de prestación de servicios

Si facturas o prestas servicios a personas naturales es conveniente anexar al contrato de prestación de servicios una autorización para tratamiento de datos personales. Ello permitirá, por ejemplo, publicar la deuda y datos del deudor en portales de morosidad.

Si te interesa contar con un “anexo tipo”, puedes solicitar uno de manera gratuita aquí.

4. Inicia un proceso de cobranza extrajudicial

Para iniciar una cobranza judicial se requiere un “título ejecutivo”, lo cual permite acceder a un juicio ejecutivo en lugar de uno ordinario, ya que este último resulta más desgastante y de un costo más elevado. En el caso de la factura, se cuenta con el plazo de un año para realizar el cobro judicial (desde que es emitida).

Por ello, aconsejamos iniciar un procedimiento extrajudicial inmediatamente vencida la deuda, con el fin de evitar que transcurra el plazo antes señalado.

5. Corrobora y actualiza la información de contacto de tu cliente

Cuando se cometen estafas es común que se entreguen teléfonos, domicilios y correos electrónicos falsos. Por ello, recomendamos actualizar constantemente los datos de contacto y así volver más eficaz y rápida la cobranza extrajudicial y judicial.

6. Procura tener un contrato de escritura pública

En caso de emitir boletas de honorarios es importante la existencia de un contrato de prestación de servicio entre las partes que de cuenta del servicio que se está entregando. Idealmente que se otorgue el contrato mediante escritura pública. La Boleta de Honorarios por sí misma no tiene mucho peso ante la ley.

¡Contáctanos Para Ayudarte Con Tu Facturas Impagas!

Si necesitas apoyo para el cobro de alguna facturas impagas ¡Contáctanos directo en el chat! Te ayudamos a resolver cualquier pago pendiente y a recuperar el dinero de manera simple y transparente a través de un completo proceso de cobranza extrajudicial y judicial.