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¿Cómo hacer una carta de cobranza? — DESCARGA GRATIS modelo de carta de cobranza

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La carta de cobranza es un documento que permite reclamar extrajudicialmente el pago de cualquier deuda en dinero. Generalmente se utiliza después de varios intentos fallidos para lograr que  el cliente pague. Bien empleada, la carta es una herramienta efectiva para facilitar la comunicación con el cliente, preservar la relación comercial y evitar la pérdida de ingresos. Además, puede servir como prueba de que se han realizado esfuerzos para cobrar la deuda en caso de ser necesario recurrir a acciones legales posteriores. 

Te contamos todo lo relacionado con este instrumento de cobro, los elementos clave y la estructura de una carta de cobranza modelo, información que necesitas conocer para lograr redactar una carta de cobranza efectiva.

Elementos clave de la carta

En el formato carta de cobranza a redactar no deben faltar los siguientes elementos:

  • Fecha: Debe ser correcta y legible
  • Datos de identificación del acreedor: Nombre completo o razón social, número de documento de identidad y dirección donde se pueda responder la carta.
  • Datos de identificación del deudor: Nombre completo o razón social, número de documento de identidad, dirección y correo electrónico. Cuida que no exista ningún error en la dirección del destinatario, que  al igual que su información de contacto, debe estar actualizada.
  • Referencia: Incluye la referencia a la factura impaga para que el cliente pueda identificar el pago que estás reclamando.
  • Cantidad adeudada: Indica el monto exacto a pagar. 
  • Fecha límite de pago: Establece una fecha límite para que el cliente pague su deuda.

Estructura de una carta de cobranza modelo

Para que una carta de cobranza sea efectiva, debe ser clara y fácil de entender. A continuación te presentamos la estructura básica de una carta de cobranza:

  • Saludo: Inicia tu misiva de manera cordial, puedes emplear palabras como “Estimado(a)/Apreciado(a)” antes del nombre del cliente.
  • Introducción: Debes explicar que se trata de una carta de cobranza y hacer referencia a la factura impaga. Utiliza expresiones como “Nos dirigimos a usted para recordarle que está pendiente el pago de la factura Número: 0000”
  • Cuerpo: Aquí debes detallar la deuda, monto a pagar, fecha límite de pago y cargos adicionales que resulten en caso de retrasos en el pago.
  • Cierre: Finaliza tu carta con una solicitud amistosa para que el cliente honre su deuda lo antes posible. Frases como “Esperamos recibir su pago a la brevedad posible para evitar cargos extras” o “Agradecemos su pronta respuesta” suelen ser muy útiles.
  • Despedida: Palabras como “Atentamente” o “ Cordialmente”, permiten realizar una despedida cortés.

Consejos adicionales para redactar una carta de cobranza efectiva

Te ofrecemos algunas recomendaciones para que tu carta logre su objetivo:

  • Debes ser claro y conciso: Utiliza un lenguaje sencillo para que el cliente entienda el mensaje.
  • Aborda el tema en forma directa: Asegúrate de explicar bien lo que estás pidiendo para evitar confusiones o malentendidos. Si es posible, incluye una copia de la factura o el contrato original.
  • Mantén un tono profesional: Debes ser cortés al realizar la solicitud de pago, evita  realizar amenazas o comentarios negativos para facilitar una respuesta positiva por parte del cliente.
  • Ofrece opciones de pago: Proporcionar alternativas como pago a plazos o un plan de pago diferido, en lugar de exigir el pago total de la deuda, puede lograr que el cliente esté más dispuesto a cooperar.
  • Considera dar incentivos: Ofrecer descuentos por pago adelantado puede motivar al cliente a pagar.
  • Persevera en tu objetivo: puedes enviar varias cartas de cobranza, pero debes tener en consideración los plazos en que prescriben las acciones que tienes para exigir el pago.
  • Confirma tu información de contacto: Asegura que tu cliente pueda contactarte fácilmente para resolver cualquier duda.

Descarga modelos o plantillas de carta de cobranza GRATIS

En CobranzaOnline.com queremos ayudarte a lo largo de todo el proceso, por eso creamos dos modelos de carta de carta de cobranza que puedes descargar gratuitamente para tu negocio.

Si estás en un momento del proceso de cobranza que aún puedes mantener un tono más sutil. Te recomendamos este modelo:

Si te encuentras en una situación donde requieres ser más firme en la cobranza, entonces puedes descargar este modelo:

Pero ¿Qué puedes hacer si tus cartas no dan resultado?

El envío de carta de cobranzas a los clientes morosos, antes de realizar acciones más duras cómo publicar la deuda en los burós de crédito y posteriormente solicitar una intervención judicial, permite a las empresas conservar en buenos términos esa relación.

Cuando los envíos de cartas de cobranza no logran ningún resultado, recuperar facturas impagas puede constituir un problema al que se debe dedicar tiempo y recursos, situación que  lleva a que muchos emprendedores y PyMEs den por perdido su dinero. Simplemente no tienen la capacidad financiera y el personal necesario que se ocupe de resolver sus impagos.

Si ese es tu caso ¡No te desanimes, ni te des por vencido! Los servicios de CobranzaOnline.com ofrecen a las pequeñas y medianas empresas múltiples beneficios: 

  • Es un procedimiento fácil y totalmente en línea que puedes  realizar desde la comodidad de tu casa u oficina.
  • Puedes obtener información del historial financiero de nuevos clientes a través del Informe Comercial de Apoyo a la Venta (ICAV), indispensable al momento de decidir otorgar crédito. 
  • Plataforma de reparo y repactación de la deuda para facilitar al cliente moroso honrar los pagos vencidos,
  • Te permite publicar la deuda en todos los burós de crédito de manera gratuita para bloquear al cliente moroso y dificultar su acceso a nuevos créditos y financiamientos.
  • Cuando no es posible lograr que el cliente moroso honre su obligación  puedes obtener el Certificado de Incobrabilidad para castigar la deuda, además de asesoría en la intervención judicial.
  • La comisión por el servicio depende del monto y antigüedad del documento y solo debes pagar en caso de que se logre recuperar tu dinero, es decir, “Si no recuperas no pagas”

Con todas las ventajas que el servicio brinda a tu empresa y una tasa general de recupero del 35% que aumenta hasta un 51% cuando se trata de facturas con menos de 3 meses de vencimiento, ¿A qué esperas para empezar a utilizar CobranzaOnline.com? Dejarás en manos de expertos el cobro de esas facturas impagas que tanto afectan la salud de tu negocio y podrás dedicar todo tu tiempo a desarrollar nuevas ideas para impulsar su crecimiento. ¡Únete a las miles de PyMEs que han resuelto el problema de su cartera vencida, las finanzas de tu negocio te lo agradecerán! 

¿Como Enviar A Un Cliente A Centrales de Riesgo? Enviar Factura A Centrales de Riesgo

¿Como Enviar A Un Cliente A Centrales de Riesgo? Enviar Factura A Centrales de Riesgo

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Uno de los factores determinantes para que una persona o empresa pueda obtener un crédito o lograr financiamiento, sin lugar a dudas es su historial de pagos. Un buen historial crediticio en una agencia de informes de riesgo, facilita el acceso a diversos productos financieros. Las centrales de riesgo son el principal referente crediticio en el mercado peruano, y si enfrentas el problema de un cliente que no paga una deuda ya vencida, tienes la opción de utilizar estas plataformas y reportar facturas. Así, tu deudor figurará en la lista de historial de crédito negativo hasta cancelar la misma. Para agilizar el proceso de recuperar tu dinero, CobranzaOnline.com te ofrece asesoría de Como Enviar A Un cliente A Las Centrales de Riesgo.

Conoce Cómo Funcionan las Centrales de Riesgo

Aunque se trata de empresas privadas, las centrales de riesgo trabajan en conjunto con la Cámara de Comercio de Lima y la Superintendencia de Banca y Seguros y consolidan la información del sector financiero, comercial, servicios e industrias. Es decir, en ellas se agrupan la mayoría de  los historiales crediticios de personas, clientes y contribuyentes de bancos y entidades financieras y la deudas pendientes con entidades bancarias del país. En estas centrales de riesgo los datos recogidos sobre deudas pendientes e impagas se actualizan de manera continua por lo que la información crediticia de una persona o empresa, positiva o negativa, puede ser monitoreada fácilmente.

Las Centrales de Riesgo guardan la información crediticia otorgada por entidades financieras, públicas y privadas y etiquetan sus reportes en varios niveles: 

  • Normal: personas con una deuda de 8 días máximo.
  • Cliente con problemas potenciales: deudas con una mora de entre 9 y 30 días.
  • Deficiente: deudas con mora de entre 31 a 60 días.
  • Dudoso: deudas con mora entre de  hasta 120 días.  
  • Pérdida: deudas con una mora superior a 120 días.

El acceso a esta información permite a las entidades financieras mejorar el proceso de toma de decisiones; para otorgar sus productos y servicios a los solicitantes que representen un menor riesgo.

¿Como Enviar A Un Cliente A Las Centrales de Riesgo?

Se debe destacar que todo ciudadano en Perú que adquiera un préstamo en una entidad financiera o posea una tarjeta de crédito, se encuentra registrado en estas centrales de riesgo. Si una persona o empresa paga puntualmente sus obligaciones tendrá un historial crediticio limpio y sin deudas. Pero si ha incumplido alguna obligación financiera tendrá una calificación negativa según el tiempo de mora.

Para registrar a una persona o empresa en las plataformas por lo general se debe hacer un pago mensual por un paquete, el cual te permite incluir una cantidad de consultas de información de personas o empresas. Este paquete se debe pagar incluso si se trata de un único cliente al que se le va a reportar factura a las centrales de riesgo. 

¡Contáctanos! 

Si tienes algún cliente moroso y decides reportar factura a las centrales de riesgo. O planeas hacer nuevos negocios y deseas conocer el historial crediticio de tus socios, CobranzaOnline.com te brinda la asesoría que necesitas para que conozcas como realizar este procedimiento. ¡Contáctanos! 

RECIBIR ASESORÍA GRATUITA
Incobrables

¿Qué son y cómo evitar incobrables?

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¿Te has visto alguna vez ante la situación de tener incobrables con tus clientes? Seguro conoces la incómoda sensación que es tener una factura que parece que no puedes recuperar. Muchas veces, ofrecer crédito conlleva la posibilidad de no recibir el pago por la venta de un producto o servicio y la morosidad es uno de los principales problemas que afectan a las pequeñas y medianas empresas. Los créditos incobrables son las cuentas por cobrar, préstamos u otras deudas que prácticamente no tienen posibilidad de ser pagadas. Este monto representa un gasto en la contabilidad de la empresa que debe preverse para minimizar su impacto en las finanzas. Para proteger tu negocio debes saber qué hacer con estas deudas y la mejor forma de evitarlas. En este artículo de CobranzaOnline.com repasamos las herramientas que necesitas para realizar ventas a crédito con el menor riesgo de convertirse en incobrables. 

¿Cuál es la información clave sobre el castigo de deudas o incobrables que debes conocer?

Primero, debes saber que en cumplimiento de la Ley Sobre Impuesto a la Renta y conforme a las circulares emitidas por el Servicio de Impuestos Internos (SII), un contribuyente podrá deducir como gasto los créditos incobrables castigados durante el ejercicio, siempre y cuando se cumpla:

  • Que el crédito constituya una operación relacionada con el giro o negocio del contribuyente; 
  • Que el castigo del crédito haya sido contabilizado oportunamente; y,
  • Que se hayan agotado prudencialmente los medios de cobro.

La cartera o deuda castigada significa que un cliente tiene una deuda por cobrar de más de 3 meses de retraso. Según la ley en Chile, los contribuyentes podrán deducir de su renta líquida los créditos que se encuentren impagos por más de 365 días contados desde su vencimiento o  demostrar que se han realizado las acciones necesarias para lograr cobrar la deuda sin obtener resultados.

En CobranzaOnline.com podemos ayudarte a recuperar facturas impagas y si no tenemos éxito en la cobranza, el servicio es 100% gratuito. Además obtienes, sin costo adicional, el certificado de incobrabilidad, así no debes esperar al año para hacer el castigo, ahorrando tiempo y dinero, recursos clave para tu negocio. 

¿Cómo puedes prevenir deudas incobrables?

En su gran mayoría, las pequeñas y medianas empresas carecen de un departamento de cobranza o de personal capacitado para realizar una gestión de cobro efectiva. Esta realidad las obliga a implementar estrategias que buscan evitar el aumento de su cartera vencida o incluso, se ven obligados a evitar nuevos clientes por la imposibilidad de ofrecer crédito ante el miedo de tener más facturas irrecuperables. Por eso te ofrecemos algunas recomendaciones útiles para evitar prevenir incobrables en tu PyME: 

  • Revisar el historial financiero de tus clientes para evaluar la pertinencia del crédito. Esto lo puedes hacer con el Informe Comercial de Apoyo a la Venta.
  • Establecer políticas de crédito, con términos y condiciones de pago claras. 
  • Facturar correctamente y hacer seguimiento de los pagos pendientes. Recuerda: es importante facturar siempre a crédito. Puedes leer más sobre nuestras recomendaciones para facturar en este blog.
  • Mantener comunicación constante con tus clientes morosos y hacer recordatorios de pago. 
  • Ofrecer incentivos al cliente, como descuentos por pago anticipado.
  • Terceriza tus necesidades de cobranza a una agencia especializada que pueda ayudarte.

La solución que tu empresa necesita 

Las deudas incobrables representan una gran pérdida para cualquier PyME; pregúntate ¿Has hecho todo lo posible por recuperar tus impagos? Es importante no dar por incobrable una factura impaga sin antes intentar recuperarla con una agencia especializada. CobranzaOnline.com ofrece múltiples ventajas para tu negocio. Por un lado te ayuda a prevenir incobrables con data de comportamiento de pago de clientes, y por otro lado te ayuda con esas facturas impagas. Cuenta con una plataforma de pago, repactación de deuda y publicación en centrales de riesgo, logrando una alta tasa de recupero. En caso de no recuperar, el servicio es 100% gratuito y adicionalmente te entrega el Certificado de Incobrabilidad. ¡Contáctanos!

IVA en Chile

¿Qué empresas deberán empezar a pagar el nuevo IVA en Chile?

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¿Ya sabes cuáles son las empresas que deben hacer el pago del impuesto al valor agregado (IVA) en Chile? El IVA es una obligación contable y tributaria. Se trata de un impuesto cuyo monto se incluye en el precio que los consumidores pagan al momento de adquirir bienes y servicios. Cada país establece normas para el cobro del mismo y realiza los ajustes que considere convenientes para incrementar sus niveles de recaudación. Al momento de esta publicación, la tasa del IVA en Chile es de 19%.

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¿Qué cambia en el 2023?

Para el 2023 tendrán efecto ciertas modificaciones respecto a qué empresas están alcanzadas por pago de este impuesto. Históricamente y hasta la fecha, los servicios profesionales (por ejemplo, servicios de consultoría, cobranza, desarrollo de software, diseño, administración, entre otros) no se gravaban con IVA. Así sea que los realizara una persona natural (boleta de honorarios) o una sociedad (factura exenta).

A partir del 1 de enero de 2023, con la Ley N° 21.240, se modificará quiénes estarán sujetos al pago de este impuesto. Desde ese momento, los servicios profesionales o servicios remunerados comenzarán a pagar IVA. Sin embargo, hay algunas excepciones:

  • (a) Se va a mantener la exención de IVA a los servicios profesionales prestados por personas naturales que ya existía.
  • (b) Se extenderá esta excepción a las sociedades de profesionales (acreditadas y registradas ante el SII).

Pero, ¿Qué son las Sociedades de Profesionales?

Son aquellas sociedades que se dediquen exclusivamente a prestar servicios o asesorías de tipo profesional y con intermedio de sus socios o asociados. Está formada por personas naturales de una misma profesión o de profesiones similares. Además de contar con la colaboración y asistencia de dependientes en la prestación de estos servicios.

¿Cuáles servicios serán o no gravados con IVA en Chile?

Según el SII, esta es la lista de servicios que serán gravados o no con el IVA:

Servicios que pagarán IVA:

  1. Aquellos servicios que provengan de las actividades y las rentas de la industria, del comercio, de la minería y de la explotación de riquezas del mar y demás actividades extractivas.
  2. Las compañías aéreas, de seguros, financieras, bancos, administradoras de fondos, sociedades de inversión y otras como actividades de construcción, periodísticas, publicitarias, medios de comunicación, datos y telecomunicaciones.
  3. Servicios proveídos por corredores, martilleros, agentes de aduana, embarcadores y otros que intervengan en el comercio marítimo, portuario y aduanero, y agentes de seguro que no sean personas naturales y empresas de diversión y esparcimiento.

Servicios exentos de pagar IVA:

  1. Transporte de Pasajeros (urbano, interurbano, interprovincial y rural).
  2. Educación (colegios, jardines, universidades, entre otros).
  3. Servicio de Salud Ambulatorio (Consultas médicas, odontológicas, psicólogos, psiquiatras, kinesiólogos, imagenología, entre otros).
  4. Otros servicios que ya estaban exentos, tales como:
    1. Entradas a espectáculos.
    2. Arrendamiento de inmuebles no amoblados.
    3. Otros (detallados en la Ley de Impuesto a las Ventas y Servicios Art.12 y 13).

Como mencionamos antes, los servicios profesionales prestados por personas naturales continúan exentos del pago del IVA y se extenderá la exención a las sociedades de profesionales.

Cabe destacar que la responsabilidad del pago del impuesto es del beneficiario del servicio (aquel que lo contrata). El prestador del servicio tendrá que agregar el cobro de la remuneración al momento de emitir la respectiva factura. 

El impacto del IVA en Chile en 2023

Se prevee que la implementación del pago del 19% de IVA en todos los servicios remunerados (con la excepción de aquellos prestados por personas naturales o sociedades de profesionales) provocará un aumento en la prestación de servicios profesionales. Y el impacto de este cambio en costos lo percibirán especialmente las personas naturales que contraten dichos servicios. Las empresas que antes estaban exentas del pago del IVA tendrán que informar a sus clientes sobre el incremento de precios generado por la aplicación de este impuesto. Dado que el ajuste de precios recaerá en el consumidor final, la demanda de estos servicios se verá afectada y se estima que su mayor costo causará un aumento en la inflación.

Los expertos también pronostican que quienes hoy prestan servicios profesionales a través de otro tipo de sociedades, probablemente comenzarán a migrar a la figura de sociedad de profesionales, lo que podría limitar la recaudación buscada por este cambio.

¿Cómo puedes cuidar tu empresa ante esta situación?

En presencia de estos cambios, las PyMEs deben estar preparadas. Conocer y cumplir sus obligaciones fiscales es imprescindible para su correcto funcionamiento y para evitar posibles multas. Tal como se mencionó, desde enero los servicios profesionales deberán aplicar el cobro del IVA en Chile. Esta situación hace necesario, más que nunca, llevar un registro adecuado de las compras y ventas de tu negocio. Recuerda que el IVA es un pago obligatorio que se debe realizar de forma mensual ante el SII.

El sistema de facturación electrónica vigente en Chile te va a facilitar la operación y debes estar atento para realizarlo correctamente. Te recomendamos contar con la ayuda de profesionales capacitados para aclarar todas tus dudas y estar al día con tus deberes contables y tributarios. Adicionalmente, te recomendamos avisar a tus clientes con anticipación.

¿Cómo puede ayudarte CobranzaOnline.com?

En CobranzaOnline.com te podemos ayudar a cobrar esas facturas impagas de aquellos clientes morosos que puedas tener en tu cartera para reducir el impacto de la falta de pagos en tu flujo de caja. Recuerda que con nuestro servicio, si no recuperas, no pagas. Además, para todas esas facturas que no se pueden recuperar, te entregamos un certificado de incobrabilidad para que puedas realizar el castigo tributario de la deuda y así recuperar el impuesto que pagaste por aquella venta que no recibiste. Contáctanos para una asesoría gratuita vía WhatsApp.

interés por mora

¿Cómo calcular el interés por mora?

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Una práctica habitual en el mundo empresarial es facturar a crédito para incrementar las ventas. Dar facilidades de pago permite acceder a segmentos del mercado que no pueden costear sus compras al contado. Incumplir el plazo de pago acordado genera un interés por mora, que es el costo que debe pagar el deudor por faltar a su obligación. El cálculo de este monto tiene normas, regidas por la ley, que debes conocer. Con CobranzaOnline.com te puedes informar de los parámetros que rigen el cálculo de intereses por incumplimiento del pago de facturas.

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El caso de Chile

En el país, la “Ley de Pago a 30 días” establece un plazo máximo de 30 días para el pago de las facturas emitidas a crédito. Si se incumple este lapso, además de los intereses de mora, el deudor debe pagar una comisión fija por recuperación de pagos equivalente al 1% del saldo adeudado.

Se deben destacar los últimos lineamientos del Servicio de Impuestos Internos (SII)  sobre este tema: 

  • Los intereses y la comisión no se facturan; es decir, no hay que emitir ningún documento para acreditar su pago.
  • Los pagos realizados por el deudor cubren en primer lugar los intereses moratorios y la comisión por cobro, el saldo queda como abono a la deuda. 

De  esta manera, si no hay pago total de la deuda el saldo pendiente seguirá devengando intereses y será posible la cobranza judicial utilizando la copia de la factura como título ejecutivo. 

Cómo se calcula el interés por mora

Los intereses moratorios empiezan a correr cuando una factura no es pagada el día de su vencimiento  que es de 30 días según la ley, salvo excepciones convenidas entre las partes.  

Los intereses son diarios y se calculan de acuerdo al interés moratorio que la norma indica. “La tasa de interés está fijada por la ley, por lo que no puede ser menor, no estando asociada al monto de lo adeudado y corresponde a la tasa fijada para el interés corriente para operaciones no reajustables en moneda nacional de más de 90 días, por montos superiores al equivalente a 200 unidades de fomento e inferiores o iguales al equivalente de 5.000 unidades de fomento”.

La tasa de interés se publica en la página de la  Comisión Para El Mercado Financiero. Se debe calcular una tasa diaria, que resulta de dividir la tasa de interés, que es anual, por 360. Al multiplicar por los días de mora se obtiene el valor de los intereses.

En otras palabras: a partir del día 31 de emitida la factura se genera la comisión del 1% y un día de interés moratorio. Al monto a pagar, que puede ser parte del valor total de la factura si la venta es a plazos, se le aplica la tasa diaria de interés.

La fórmula para calcular el interés sería: DEUDA x TASA DIARIA DE INTERÉS x DÍAS DE MORA 

Cuenta con nosotros 

Empresas grandes y pequeñas facturan a crédito para mejorar sus ventas.  Para cuidar tu negocio debes conocer cual es la manera de calcular el interés por mora, y la comisión a aplicar a los clientes que incumplen el pago de facturas. Si estás frente a un cliente que no quiere pagar, CobranzaOnline.com es tu mejor aliado. Cuenta con las herramientas para que tus clientes paguen, sin costos fijos. ¡Contáctanos!

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