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¿Cómo hacer una carta de cobranza? — DESCARGA GRATIS modelo de carta de cobranza

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La carta de cobranza es un documento que permite reclamar extrajudicialmente el pago de cualquier deuda en dinero. Generalmente se utiliza después de varios intentos fallidos para lograr que  el cliente pague. Bien empleada, la carta es una herramienta efectiva para facilitar la comunicación con el cliente, preservar la relación comercial y evitar la pérdida de ingresos. Además, puede servir como prueba de que se han realizado esfuerzos para cobrar la deuda en caso de ser necesario recurrir a acciones legales posteriores. 

Te contamos todo lo relacionado con este instrumento de cobro, los elementos clave y la estructura de una carta de cobranza modelo, información que necesitas conocer para lograr redactar una carta de cobranza efectiva.

Elementos clave de la carta

En el formato carta de cobranza a redactar no deben faltar los siguientes elementos:

  • Fecha: Debe ser correcta y legible
  • Datos de identificación del acreedor: Nombre completo o razón social, número de documento de identidad y dirección donde se pueda responder la carta.
  • Datos de identificación del deudor: Nombre completo o razón social, número de documento de identidad, dirección y correo electrónico. Cuida que no exista ningún error en la dirección del destinatario, que  al igual que su información de contacto, debe estar actualizada.
  • Referencia: Incluye la referencia a la factura impaga para que el cliente pueda identificar el pago que estás reclamando.
  • Cantidad adeudada: Indica el monto exacto a pagar. 
  • Fecha límite de pago: Establece una fecha límite para que el cliente pague su deuda.

Estructura de una carta de cobranza modelo

Para que una carta de cobranza sea efectiva, debe ser clara y fácil de entender. A continuación te presentamos la estructura básica de una carta de cobranza:

  • Saludo: Inicia tu misiva de manera cordial, puedes emplear palabras como “Estimado(a)/Apreciado(a)” antes del nombre del cliente.
  • Introducción: Debes explicar que se trata de una carta de cobranza y hacer referencia a la factura impaga. Utiliza expresiones como “Nos dirigimos a usted para recordarle que está pendiente el pago de la factura Número: 0000”
  • Cuerpo: Aquí debes detallar la deuda, monto a pagar, fecha límite de pago y cargos adicionales que resulten en caso de retrasos en el pago.
  • Cierre: Finaliza tu carta con una solicitud amistosa para que el cliente honre su deuda lo antes posible. Frases como “Esperamos recibir su pago a la brevedad posible para evitar cargos extras” o “Agradecemos su pronta respuesta” suelen ser muy útiles.
  • Despedida: Palabras como “Atentamente” o “ Cordialmente”, permiten realizar una despedida cortés.

Consejos adicionales para redactar una carta de cobranza efectiva

Te ofrecemos algunas recomendaciones para que tu carta logre su objetivo:

  • Debes ser claro y conciso: Utiliza un lenguaje sencillo para que el cliente entienda el mensaje.
  • Aborda el tema en forma directa: Asegúrate de explicar bien lo que estás pidiendo para evitar confusiones o malentendidos. Si es posible, incluye una copia de la factura o el contrato original.
  • Mantén un tono profesional: Debes ser cortés al realizar la solicitud de pago, evita  realizar amenazas o comentarios negativos para facilitar una respuesta positiva por parte del cliente.
  • Ofrece opciones de pago: Proporcionar alternativas como pago a plazos o un plan de pago diferido, en lugar de exigir el pago total de la deuda, puede lograr que el cliente esté más dispuesto a cooperar.
  • Considera dar incentivos: Ofrecer descuentos por pago adelantado puede motivar al cliente a pagar.
  • Persevera en tu objetivo: puedes enviar varias cartas de cobranza, pero debes tener en consideración los plazos en que prescriben las acciones que tienes para exigir el pago.
  • Confirma tu información de contacto: Asegura que tu cliente pueda contactarte fácilmente para resolver cualquier duda.

Descarga modelos o plantillas de carta de cobranza GRATIS

En CobranzaOnline.com queremos ayudarte a lo largo de todo el proceso, por eso creamos dos modelos de carta de carta de cobranza que puedes descargar gratuitamente para tu negocio.

Si estás en un momento del proceso de cobranza que aún puedes mantener un tono más sutil. Te recomendamos este modelo:

Si te encuentras en una situación donde requieres ser más firme en la cobranza, entonces puedes descargar este modelo:

Pero ¿Qué puedes hacer si tus cartas no dan resultado?

El envío de carta de cobranzas a los clientes morosos, antes de realizar acciones más duras cómo publicar la deuda en los burós de crédito y posteriormente solicitar una intervención judicial, permite a las empresas conservar en buenos términos esa relación.

Cuando los envíos de cartas de cobranza no logran ningún resultado, recuperar facturas impagas puede constituir un problema al que se debe dedicar tiempo y recursos, situación que  lleva a que muchos emprendedores y PyMEs den por perdido su dinero. Simplemente no tienen la capacidad financiera y el personal necesario que se ocupe de resolver sus impagos.

Si ese es tu caso ¡No te desanimes, ni te des por vencido! Los servicios de CobranzaOnline.com ofrecen a las pequeñas y medianas empresas múltiples beneficios: 

  • Es un procedimiento fácil y totalmente en línea que puedes  realizar desde la comodidad de tu casa u oficina.
  • Puedes obtener información del historial financiero de nuevos clientes a través del Informe Comercial de Apoyo a la Venta (ICAV), indispensable al momento de decidir otorgar crédito. 
  • Plataforma de reparo y repactación de la deuda para facilitar al cliente moroso honrar los pagos vencidos,
  • Te permite publicar la deuda en todos los burós de crédito de manera gratuita para bloquear al cliente moroso y dificultar su acceso a nuevos créditos y financiamientos.
  • Cuando no es posible lograr que el cliente moroso honre su obligación  puedes obtener el Certificado de Incobrabilidad para castigar la deuda, además de asesoría en la intervención judicial.
  • La comisión por el servicio depende del monto y antigüedad del documento y solo debes pagar en caso de que se logre recuperar tu dinero, es decir, “Si no recuperas no pagas”

Con todas las ventajas que el servicio brinda a tu empresa y una tasa general de recupero del 35% que aumenta hasta un 51% cuando se trata de facturas con menos de 3 meses de vencimiento, ¿A qué esperas para empezar a utilizar CobranzaOnline.com? Dejarás en manos de expertos el cobro de esas facturas impagas que tanto afectan la salud de tu negocio y podrás dedicar todo tu tiempo a desarrollar nuevas ideas para impulsar su crecimiento. ¡Únete a las miles de PyMEs que han resuelto el problema de su cartera vencida, las finanzas de tu negocio te lo agradecerán! 

tipos de deudas

4 tipos de deudas en una PyME

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Cualquier negocio que desee operar normalmente y cumplir sus planes de crecimiento necesita contar con capital acorde. Entre las principales preocupaciones de las pequeñas y medianas empresas siempre está el buscar la manera de mejorar la liquidez. Cada día, las PyMEs deben enfrentar situaciones que demandan contar con cierto capital y en muchas ocasiones no cuentan con recursos suficientes. En el sistema económico mundial, es esencial que los dueños y fundadores de empresas entiendan los diferentes tipos de deudas existentes para financiarse, y así elegir la más conveniente. El endeudamiento financiero es uno de los mecanismos básicos del funcionamiento de la economía e implica la obligación de devolver los fondos aportados por terceros, lo que requiere de preparación y planificación.

Lo que debes hacer antes de elegir entre los diferentes tipos de deudas

 Antes de solicitar un préstamo se deben tomar en cuenta algunas consideraciones:

  • Hacer un buen cálculo del monto de los recursos necesarios y de cuál es el estado del flujo de caja actual y proyectado de la empresa.
  • Estar al tanto de los costos financieros, intereses, comisiones y costos de las garantías, necesarios para saldar la deuda.
  • Cumplir con las obligaciones fiscales y mantener buenas prácticas contables, cuidando de no mezclar los gastos personales con los gastos de la empresa.
  • Mantener un buen comportamiento de pago con todos los acreedores que avale la solvencia financiera de tu negocio.

Tipos de deudas

Conocer los tipos de deuda a los que puede acceder tu negocio facilitará tomar la mejor decisión a la hora de pedir un préstamo. 

1. Deuda bancaria:

La deuda bancaria es la adquirida con los bancos en sus diferentes modalidades de productos. Es la más común,  pero solo las empresas con menor endeudamiento o riesgo pueden acceder a ella. 

Algunas deudas se conocen como deudas con garantía de primer nivel y existen diferentes formas de hacer frente al pago de estos importes:

1.1. Deuda con garantía de primer rango: En este caso, la entidad bancaria puede ejecutar como acreedor principal la garantía aportada. Existen tres formas de hacerlo:

  • Financiación de circulante: Se suele realizar mediante un factoring de forma que la empresa puede garantizar esa deuda presentando las facturas de sus clientes que son compromisos de pago real. De esta forma, el banco puede adelantar esos importes. 
  • Confirming:  el banco asume y adelanta el pago a proveedores para posteriormente cobrarlo a la empresa. 
  • Financiación de activos fijos: se establece como garantía un activo inmobiliario. 

1.2. Deuda con garantía de segundo rango: La garantía aportada en este tipo de deuda es un inmueble o un bien que ya tiene algún tipo de deuda sobre él. Este tipo de préstamos son muy poco habituales. 

2. Emisión de bonos: 

En general se utilizan para  hacer frente al pago de las inversiones. Su plazo de amortización puede oscilar entre los 7 y los 10 años. 

3. Deuda privada Mezzanine

Es más complicada de abordar, debido a que es una deuda que tiene un nivel de riesgo muy alto y se aplican tipos de interés muy elevados. Es la elegida por aquellas empresas que por su calificación crediticia, endeudamiento o planes de negocio no pueden financiarse a través de deuda bancaria o bonos.

4. Acciones ordinarias

En este caso, los inversores aportan al capital de la empresa y pasan a formar parte del capital social de la empresa. 

Una elección muy importante

Los cuatro tipos de deudas mencionados permiten a las PyMEs obtener el capital que requieren para su desarrollo. Además de conocer sus fortalezas y necesidades, cada negocio debe evaluar todas las opciones de financiamiento para tomar la decisión más acertada. CobranzaOnline.com te ofrece información relevante acerca de los diferentes tipos de deudas a los que puede acceder tu empresa para mejorar su liquidez.

Incobrables

¿Qué son y cómo evitar incobrables?

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¿Te has visto alguna vez ante la situación de tener incobrables con tus clientes? Seguro conoces la incómoda sensación que es tener una factura que parece que no puedes recuperar. Muchas veces, ofrecer crédito conlleva la posibilidad de no recibir el pago por la venta de un producto o servicio y la morosidad es uno de los principales problemas que afectan a las pequeñas y medianas empresas. Los créditos incobrables son las cuentas por cobrar, préstamos u otras deudas que prácticamente no tienen posibilidad de ser pagadas. Este monto representa un gasto en la contabilidad de la empresa que debe preverse para minimizar su impacto en las finanzas. Para proteger tu negocio debes saber qué hacer con estas deudas y la mejor forma de evitarlas. En este artículo de CobranzaOnline.com repasamos las herramientas que necesitas para realizar ventas a crédito con el menor riesgo de convertirse en incobrables. 

¿Cuál es la información clave sobre el castigo de deudas o incobrables que debes conocer?

Primero, debes saber que en cumplimiento de la Ley Sobre Impuesto a la Renta y conforme a las circulares emitidas por el Servicio de Impuestos Internos (SII), un contribuyente podrá deducir como gasto los créditos incobrables castigados durante el ejercicio, siempre y cuando se cumpla:

  • Que el crédito constituya una operación relacionada con el giro o negocio del contribuyente; 
  • Que el castigo del crédito haya sido contabilizado oportunamente; y,
  • Que se hayan agotado prudencialmente los medios de cobro.

La cartera o deuda castigada significa que un cliente tiene una deuda por cobrar de más de 3 meses de retraso. Según la ley en Chile, los contribuyentes podrán deducir de su renta líquida los créditos que se encuentren impagos por más de 365 días contados desde su vencimiento o  demostrar que se han realizado las acciones necesarias para lograr cobrar la deuda sin obtener resultados.

En CobranzaOnline.com podemos ayudarte a recuperar facturas impagas y si no tenemos éxito en la cobranza, el servicio es 100% gratuito. Además obtienes, sin costo adicional, el certificado de incobrabilidad, así no debes esperar al año para hacer el castigo, ahorrando tiempo y dinero, recursos clave para tu negocio. 

¿Cómo puedes prevenir deudas incobrables?

En su gran mayoría, las pequeñas y medianas empresas carecen de un departamento de cobranza o de personal capacitado para realizar una gestión de cobro efectiva. Esta realidad las obliga a implementar estrategias que buscan evitar el aumento de su cartera vencida o incluso, se ven obligados a evitar nuevos clientes por la imposibilidad de ofrecer crédito ante el miedo de tener más facturas irrecuperables. Por eso te ofrecemos algunas recomendaciones útiles para evitar prevenir incobrables en tu PyME: 

  • Revisar el historial financiero de tus clientes para evaluar la pertinencia del crédito. Esto lo puedes hacer con el Informe Comercial de Apoyo a la Venta.
  • Establecer políticas de crédito, con términos y condiciones de pago claras. 
  • Facturar correctamente y hacer seguimiento de los pagos pendientes. Recuerda: es importante facturar siempre a crédito. Puedes leer más sobre nuestras recomendaciones para facturar en este blog.
  • Mantener comunicación constante con tus clientes morosos y hacer recordatorios de pago. 
  • Ofrecer incentivos al cliente, como descuentos por pago anticipado.
  • Terceriza tus necesidades de cobranza a una agencia especializada que pueda ayudarte.

La solución que tu empresa necesita 

Las deudas incobrables representan una gran pérdida para cualquier PyME; pregúntate ¿Has hecho todo lo posible por recuperar tus impagos? Es importante no dar por incobrable una factura impaga sin antes intentar recuperarla con una agencia especializada. CobranzaOnline.com ofrece múltiples ventajas para tu negocio. Por un lado te ayuda a prevenir incobrables con data de comportamiento de pago de clientes, y por otro lado te ayuda con esas facturas impagas. Cuenta con una plataforma de pago, repactación de deuda y publicación en centrales de riesgo, logrando una alta tasa de recupero. En caso de no recuperar, el servicio es 100% gratuito y adicionalmente te entrega el Certificado de Incobrabilidad. ¡Contáctanos!

Calcula el riesgo de liquidez de tu empresa

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Efectuar una gestión de cobro y pago adecuada es vital para mantener la liquidez de tu negocio. Lamentablemente, uno de los errores más comunes de emprendedores y PyMEs  es desconocer o descuidar cómo hacer un buen control  de ingresos y egresos. Si existen problemas en el flujo de caja, tu empresa podría tener dificultades para cumplir con sus obligaciones. Además, la falta de efectivo limita las posibilidades de inversión y puede afectar su operatividad. CobranzaOnline.com te facilita herramientas para realizar una gestión de cobranza eficiente y disminuir el riesgo de liquidez.

Repasemos algunos conceptos que debes tener presente

La liquidez de una empresa es la capacidad que ésta tiene para obtener dinero efectivo y cumplir con todas sus obligaciones a corto plazo sin contratiempo. La liquidez funciona como un indicador que muestra cuántos recursos o bienes posee tu empresa y cuál de estos son líquidos o no tan líquidos.

Los activos líquidos son los que permiten obtener dinero en efectivo rápidamente, al ser fáciles de vender sin perder su valor. Así, dinero en caja y cuentas bancarias, deudas de los clientes e inversiones financieras a corto plazo, serían activos líquidos. 

El riesgo de liquidez apunta a la probabilidad de que una empresa no tenga la capacidad para comprar o vender un activo rápidamente y a un precio deseable para afrontar sus responsabilidades financieras. 

¿Cómo calcular el riesgo de liquidez?

La falta de liquidez es un problema serio que obliga a las empresas a endeudarse para cumplir sus obligaciones o peor aún, cerrar.

Existen distintas fórmulas para conocer y medir diferentes aspectos de ratios de liquidez en función de qué detalle necesitemos conocer:

Liquidez general de la empresa (Ratio de liquidez)

Indica la capacidad de una empresa para afrontar sus obligaciones más inmediatas con la parte más líquida de sus activos (dinero en caja e inversiones a corto plazo). Se obtiene de la relación entre el activo corriente (recursos líquidos de la empresa) y el pasivo corriente (deudas a corto plazo). 

Fórmula: Activo corriente / Pasivo corriente. Un ratio de liquidez óptimo está entre 1,5 y 2. 

Un valor mayor de 1,5 implica que la empresa podrá hacer frente a sus obligaciones a corto plazo. Un valor inferior señala problemas de liquidez y es necesario tener en cuenta otros recursos de financiación para mantener la actividad. 

Medir el activo circulante. (Test ácido)

Se calcula restando al activo corriente el inventario de existencias y dividiendo el resultado entre el pasivo corriente.

Fórmula: Activo corriente – Inventario de existencias / Pasivo corriente

La relación óptima es de 1, por encima de esta cifra hay buena capacidad para hacer frente a los pagos; por debajo de 1 significa una situación de debilidad y la empresa debería recurrir a la venta de existencias.

En forma práctica: un valor de 0,32 significa que la empresa dispone de 32% de activos líquidos para sus pagos inmediatos o que sus compromisos a corto plazo son un 68% superiores a sus activos líquidos. 

Medir si una compañía puede ser capaz de operar en el corto plazo con sus activos. (Ratio de caja)

Se obtiene dividiendo el dinero en caja más los activos financieros (efectivo y equivalentes) entre el pasivo corriente. 

Fórmula: dinero en caja y bancos / pasivo corriente. El ratio óptimo es de 1

Si es menor a 1, no hay suficientes fondos a la mano para cancelar la deuda exigible.Si es mayor a 1, la empresa cuenta con el efectivo para cubrir la deuda corriente, quedando incluso un excedente. 

Busca asesorarte con especialistas: 

Una gestión de cobranza efectiva es fundamental para el éxito de cualquier empresa. Para las PyMEs, es de suma importancia saber cómo evaluar e interpretar los datos de su situación financiera. Conocer el riesgo de liquidez de tu negocio te facilita anticipar si podrás cumplir con tus obligaciones y diseñar la mejor estrategia para seguir funcionando cuando surjan problemas. Con la ayuda de los especialistas de CobranzaOnline.com puedes gestionar tus facturas impagas y mejorar tus problemas de liquidez.

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Empresas de cobranza para PyMEs en Perú

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Una de las principales preocupaciones de todo emprendedor es buscar alternativas para hacer crecer su negocio. Externalizar algunas actividades de la empresa es una de las estrategias recomendadas por los expertos para alcanzar este objetivo. Delegar en terceros determinadas tareas permite optimizar el uso de los recursos y enfocar la atención en la productividad. Entre las actividades susceptibles de ser tercerizadas destaca el área de cobranza. Las agencias especializadas en el cobro de facturas facilitan la comunicación con los clientes y dar seguimiento a los problemas de impagos entre otras ventajas. CobranzaOnline.com ofrece herramientas para enfrentar aquellos casos complejos donde el cliente no quiere pagar. Se trata de una solución simple, efectiva y económica diseñada para las pymes.

¿Cuál es la agencia ideal para tu empresa?

Al momento de buscar una agencia que se encargue del cobro de tus facturas debes entender las distintas etapas de la cobranza y cual es la que quieres externalizar. Adicionalmente, debes asegurarte que la  empresa elegida  cuente con personal capacitado para brindar un servicio profesional y una atención de calidad que proteja la relación comercial con tus clientes. 

Etapas de cobranza

  1. Preventiva: aquella que se enfoca en las facturas vigentes. Envía recordatorios de pago con el objetivo de que los clientes paguen a tiempo. 
  2. Extrajudicial: enfocada a facturas vencidas, aquellos casos complejos donde el cliente no cumple con su compromiso de pago. En esta etapa se realiza la publicación de la deuda en centrales de riesgo. 
  3. Judicial: facturas vencidas sin éxito de recupero en la via extrajudicial. A través de un tribunal se busca que el cliente pague su deuda.

Agencias de cobranza en Perú

En el país existen diversas agencias de reconocida capacidad y experiencia. Te mencionamos algunas de ellas:

  • Grupo V&V: con una amplia trayectoria en el mercado, ofrece servicios de gestión preventiva, prejudicial y judicial. Compra y administración de carteras vencidas para grandes empresas.
  • Aval Perú: desde 1995 ofrece servicios de gestión de cobranza preventiva con control y seguimiento desde la entrega de facturas hasta la recaudación. Software para administración de documentos.
  • Grupo Recupera: brinda distintos servicios para grandes empresas: Call Center. Cobranza preventiva, temprana y tardía. Cobranza judicial y administrativa B2B. 
  • Geincos: ofrece servicios de recupero para grandes empresas. Con varias sedes especializadas en carteras judiciales y castigadas a nivel nacional.
  • On time: especialistas en gestión de cobranza en todo su ciclo (Preventiva, Deuda Corriente, Mora Temprana y Tardía). Cobranza extrajudicial para empresas.
  • CobranzaOnline.com: fintech enfocada en ayudar a las PyMEs a recuperar el dinero de sus facturas impagas. Cobranza extrajudicial sin costos fijos, con opción de continuar en judicial.

La agencia de cobranza que tu PyME necesita

Recuperar su cartera vencida es fundamental para el crecimiento de las pequeñas y medianas empresas. Al tercerizar el cobro de tus facturas impagas con una agencia especializada en la cobranza para PyMEs obtienes un servicio adaptado a las necesidades de tu negocio. CobranzaOnline.com, empresa de alcance internacional, ofrece a las PyMEs en Perú un servicio accesible y eficiente para el cobro de sus cartera morosa. ¡Contáctanos!

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